Tener un buen proceso es la forma en que las organizaciones de las que he formado parte han podido funcionar. Tras darme cuenta de esto y empezar a notar la falta de un buen proceso en muchos lugares, decidí que quería aprender a ser facilitador de meetings; en lenguaje cuáquero, un secretario.
El peor ejemplo de secretaría que he visto fue en una reunión de Jóvenes Amigos de Filadelfia en Camp Onas. Durante ese Meeting, estaba claro para todos, excepto para los secretarios, que había unidad en el tema. Seguimos durante una hora más porque el secretario se centraba en el hecho de que la gente todavía quería hablar, y no estaba captando el sentir del Meeting. El Meeting había tomado una decisión, pero el secretario no lo reconoció.
Otra causa de un mal Meeting para los negocios es la falta de claridad sobre cómo utilizar el proceso. Un ejemplo es un grupo que se queda sentado y deja que se tome una decisión, y luego se queja de ella más tarde. Un secretario tendría dificultades para resolver este problema sin la ayuda del grupo.
Otro problema es un secretario que expresa continuamente su propia opinión. La gente no es escuchada, porque el secretario está hablando por encima de las voces del grupo. Los secretarios que quieren expresar sus propias opiniones deben salir del papel de secretario; si tienen un interés personal y no pueden dejarlo de lado, el buen proceso se resiente. La gente a menudo no se siente cómoda si el secretario está discutiendo con ellos.
Los grupos de adultos con experiencia pueden superar un problema como este, pero en un Meeting de Jóvenes Amigos, donde no hay tanto conocimiento del proceso, probablemente sería un desastre. Los adultos tienen más práctica y pueden actuar como una especie de secretario secundario. Más personas están pensando en el proceso; una persona no está tratando de guiarlo sola. Con los jóvenes, unas malas habilidades de secretaría casi aseguran un mal Meeting.
Aporté una idea de cómo deberían ser las cosas a mi experiencia temprana con la Reunión de la Conferencia General de Amigos para el Instituto, y quedó claro que nuestros secretarios eran nuestra mejor baza para hacer que el proceso funcionara para los más de 100 jóvenes que pasaban la semana juntos. En la segunda Reunión a la que asistí, en el primer Meeting de negocios, me pareció que los secretarios estaban sentados en la parte delantera de la sala inseguros de sí mismos, sin captar el pulso del Meeting o dejando que las cosas siguieran su curso con calma. Estaban tratando de abordar el orden del día lo más rápido posible. A esto se unieron la mayoría de los participantes de la escuela secundaria, que parecían pensar que sería mejor ser rápidos que exhaustivos.
En este Meeting, repasamos cuatro temas diferentes en una hora y media. Llegamos a decisiones a las que nadie se opuso y lo dejamos así. Luego, en nuestro siguiente Meeting, dos de esos cuatro temas se volvieron a plantear. La gente no había entendido a qué estaban accediendo. Pasamos largas horas deliberando sobre cómo abordar esos temas, mucho de lo cual podría haberse evitado si no hubiéramos esperado a que se enquistaran. Después de seis horas, decidimos dejar un tema, ya que solo sería pertinente durante dos días más, incluso si hiciéramos una nueva política. Para el segundo tema, se nos ocurrió una política que era muy similar a la anterior, pero ahora todo el mundo realmente la entendía y estaba de acuerdo con ella. El Meeting fue un ejemplo mucho mejor del proceso cuáquero, y los secretarios pudieron confiar en que este proceso realmente funcionaría. Decidieron llevarlo a cabo al máximo en lugar de contentarse con una decisión rápida. Algunos de los puntos podrían haberse prolongado un poco más de lo necesario, pero esto no fue un problema importante.
Durante el segundo Meeting, se me ocurrió la idea de que a los secretarios les vendría bien saber que alguien tenía fe en ellos y en el proceso que estaban guiando, así que decidí intentar mostrar mi apoyo. Recordando la disposición de los asientos del primer Meeting, con los secretarios elevados en un punto de un círculo muy grande, decidieron cambiar las cosas para que la gente pudiera oír mejor y estar más cerca. Ahora estábamos sentados en un formato de sala de conferencias, todos mirando a la mesa de la secretaría. Un inconveniente de esta disposición era que dejaba unos tres metros entre la mesa de la secretaría y el lugar donde se sentaba cualquier otra persona, creando la impresión de que los secretarios tenían un estatus superior al de los demás. Decidí sentarme en la parte delantera, lo suficientemente cerca de los secretarios como para que notaran mi presencia. A lo largo del Meeting les mostré que estaba prestando atención al proceso y contento con ellos en su papel. Después del Meeting, algunos de los varios secretarios me comentaron que era útil que les mostrara que me preocupaba por ellos y por el proceso.
A medianoche tuvimos que mudarnos de esa sala a uno de los salones de nuestra residencia, y decidí sentarme con algunos amigos más atrás. En nuestro nuevo espacio, no teníamos forma de que todos vieran a los secretarios o entre sí. Intentar celebrar un Meeting de adoración con una preocupación por los negocios en ese espacio me hizo apreciar la configuración de nuestras casas de Meeting.
En los últimos años, la Conferencia General de Amigos ha enviado a seis estudiantes de secundaria a un taller de secretaría cada año para aprender los fundamentos. Creo que este es un gran paso para pensar en el liderazgo joven y nuevo en las comunidades cuáqueras. Tuve la oportunidad de participar en este taller en noviembre de 2001. Fue una buena experiencia tanto para aprender de alguien que ha pasado mucho tiempo como secretario, como para pensar juntos en ser nuevos secretarios en la comunidad cuáquera. También fue útil pasar tiempo con los otros secretarios del Programa de Escuela Secundaria para el año siguiente, para que nos conociéramos y pensáramos en nuestro proceso.
En la Reunión de la CGF de 2002 fui uno de los dos secretarios que presidieron el Meeting de negocios de la Escuela Secundaria. No fue perfecto. Nunca he conocido un Meeting sin algún asunto pendiente, algo en lo que pensar para la próxima vez, o uno en el que todos los miembros del grupo sientan que fue un proceso realmente bueno y que todas las preocupaciones fueron bien abordadas. Dicho esto, creo que hicimos un trabajo bastante bueno. Mi co-secretario y yo habíamos estado juntos en el taller de secretaría y en contacto desde entonces, así que empezamos con una buena relación, y esa relación creció a lo largo de la semana. Además, ambos habíamos estado en el programa el tiempo suficiente como para tener una buena idea de la comunidad.
Una de las partes más productivas de nuestro Meeting fue nuestra discusión sobre el tabaquismo. Después de cinco breves comentarios, parecía que estábamos de acuerdo con la política actual y listos para seguir adelante. Mi co-secretario se dio cuenta de que esto estaba sucediendo, recordó al Meeting cómo había terminado el año anterior y pidió a la gente que expresara sus opiniones si tenían alguna preocupación. Esto resultó en una buena aclaración de lo que realmente decía el acta. Aunque no hubo una nueva decisión, fue una oportunidad para construir comunidad. Fue una lección sobre la historia del tabaquismo en nuestra comunidad y una oportunidad para que la gente pensara en cómo esto se relaciona con nuestro grupo este año.
Aunque no hubo momentos específicos en los que recordara un aprendizaje específico del taller de secretaría al que había asistido, siento que una buena cantidad del conocimiento que utilicé provino de lo que había aprendido ese fin de semana. El taller me brindó no solo nueva información, sino también una clara oportunidad para pensar con otros Amigos experimentados y nuevos sobre cómo llevar bien un Meeting. Con eso, el resto de mi experiencia y los talentos de mi co-secretario, creo que trabajamos bien juntos para llevar a cabo buenos Meetings.
Veo la importancia de ayudar a los jóvenes a aprender este proceso a fondo antes de enviarlos a ser secretarios de los Meetings de negocios de los Jóvenes Amigos. A lo largo de mi experiencia como secretario, ha habido algunas presencias adultas importantes que habían sido secretarios en el pasado y ahora están trabajando con jóvenes. Siento que la comunidad de la CGF ha hecho un muy buen trabajo enseñando y asesorando a los jóvenes en la secretaría, y espero que continúen haciendo este importante trabajo.
