Aquí están mis reflexiones para un/a nuevo/a secretario/a. Tendrás tu propia forma de hacer las cosas, y serán formas maravillosas, pero pensé que tal vez te gustaría ver en un solo lugar mis propias ideas sobre cómo ser secretario/a eficazmente.
Orando por el Meeting. Por muy igualitarios que los cuáqueros puedan pensar que son, tienden a recurrir a su secretario/a en busca de liderazgo espiritual. El mejor consejo que puedo dar es orar por el Meeting, diariamente, de la manera en que te sientas guiado/a a hacerlo. Yo oro por todos/as por su nombre, y me funciona, a veces de maneras asombrosas, a veces de maneras perfectamente ordinarias. Cada vez que viene un/a visitante, añado su nombre a la lista de oración, tanto si vuelvo a verle como si no. Así, rara vez olvido un nombre. Recientemente, una mujer apareció en el culto. Era su segunda visita, después de un paréntesis de seis meses. Le di la mano y la llamé por su nombre. Se quedó asombrada, y volvió un par de semanas después. Esa es una de las maneras ordinarias en que es útil orar por los Amigos/as por su nombre.
Ten a mano bolígrafo y papel durante la oración. Muy a menudo, en medio de la oración por el Meeting, se me encomienda una tarea. La anoto y sigo con mis oraciones.
Orando por la calidad de nuestro culto, todos los días, no solo los domingos por la mañana. A veces esto significa que hablo en el culto; a veces significa que otros hablan. Además, a veces tenemos un Meeting totalmente silencioso, pero después tendré la sensación de que ha sido un Meeting muy bueno para todos los/as presentes. Otro/a Amigo/a y yo nos reunimos aproximadamente una hora antes del culto para mantener el Meeting en oración. No me resulta difícil orar por el Meeting durante el culto, porque siempre me voy sintiendo que he sido bendecido/a tanto como aquellos/as por los/as que he estado orando. En otras palabras, orar por el Meeting no es un acto desinteresado. Se me ha aconsejado que me incluya a mí mismo/a en las oraciones por el Meeting, y a juzgar por los efectos en mí, el Meeting está siendo verdaderamente bendecido.
He descubierto que ser secretario/a parece aumentar el número de veces que hablo en el culto. Puede que esto sea peculiar en mí, pero te sugiero que estés abierto/a a la posibilidad de que se te utilice en el ministerio hablado más a menudo de lo que estás acostumbrado/a.
En los Meetings de negocios, mantener las discusiones en movimiento. Los Meetings de negocios que se dejan empantanar en la discusión van a perder miembros. Ten algunas tácticas estándar para llegar a una conclusión oportuna. Por ejemplo, indica al principio de la discusión lo que crees que es el sentido creciente del Meeting. Si indicas hacia dónde crees que se dirige el grupo, esto ayuda a mantener la discusión en movimiento. Es posible que tengas que indicar el sentido del Meeting varias veces a medida que se desarrolla la discusión, pero habrás ayudado al grupo a mantenerse en el buen camino. Si está claro que no va a haber un acuerdo ese día, pospón el asunto y pasa al resto del orden del día, pidiendo a un comité apropiado que discierna más a fondo el asunto y haga una recomendación más adelante.
Creación de órdenes del día. Pide a los comités que te envíen sus actas uno o dos días antes del Meeting de negocios: esto reduce el nivel de discernimiento necesario en el pleno del Meeting de negocios, porque ya sabes qué asuntos deben tener prioridad. Pon los puntos del orden del día que requieran mucha energía en primer lugar, mientras los Amigos/as están frescos/as. Pon el informe del tesorero/a al final, cuando los Amigos/as estén listos/as para que el Meeting termine. Es menos probable que cuestionen minucias en el informe del tesorero/a y vuelvan locos/as a todos/as los/as demás.
Apreciando. Mientras lees los informes de los comités, dedica tiempo y oración a ser agradecido/a: redacta a menudo actas de agradecimiento por los esfuerzos especiales que han hecho los Amigos/as.
Dando a los comités los deberes para casa. Anima a los comités a redactar las actas que quieren que el Meeting considere. En esta era electrónica, es muy fácil copiar un borrador de acta directamente en tu orden del día mientras lo preparas. Los Amigos/as trabajan de forma más eficiente y se mantienen mejor en la tarea si tienen la redacción exacta delante. Los órdenes del día detallados ayudan a los Amigos/as a mantenerse centrados/as, y facilitan mucho el trabajo del secretario/a de actas. Redactar una propuesta de acta en el comité significa menos tiempo y esfuerzo en el Meeting de negocios para decidir la elección exacta de las palabras; no impedirá, ni debería hacerlo, que los Amigos/as piensen cuidadosamente en la elección de las palabras, pero tener algo escrito en el papel ayuda a mantener la discusión en movimiento.
Cómo lidiar con la controversia. Los asuntos controvertidos pueden necesitar su propia sesión de negocios, o varias sesiones especiales. Los Amigos/as son más tolerantes con dos Meetings de dos horas que con un Meeting de cuatro horas, y las decisiones que se tomen serán más duraderas. Un Meeting más corto ayuda a evitar que los ánimos de los Amigos/as se descontrolen. Consulta con un comité apropiado (en mi Meeting, Ministerio y Supervisión) sobre cómo llevar a cabo una sesión sobre una controversia. La falta de una planificación cuidadosa puede abrir la puerta a disputas y malentendidos. Antes de comenzar una discusión difícil, recuerda a los Amigos/as las buenas prácticas:
- Los Amigos/as no deben componer lo que quieren decir en refutación mientras otro/a Amigo/a está hablando. Céntrate en escuchar profundamente al orador/a, no en la refutación.
- Deja un breve silencio entre los oradores/as, para que los Amigos/as puedan reflexionar sobre las palabras de cada orador/a.
- Los Amigos/as que estén de acuerdo con un/a orador/a anterior no deben reiterar un punto, sino simplemente decir: “Ese/a Amigo/a expresa mi opinión».
- Anima a los Amigos/as silenciosos/as a hablar sobre un tema. La luz de cada Amigo/a debe ser apreciada por todos/as los/as demás Amigos/as presentes.
- No hables innecesariamente. En palabras de John Woolman: A todos/as les corresponde ser cautelosos/as sobre cómo detienen un Meeting. . . . En 300 minutos hay cinco horas, y el que detiene indebidamente a 300 personas un minuto, además de otros males que conlleva, hace un daño como el de encarcelar a un hombre cinco horas sin causa.
Tener opiniones propias fuertes. Lo desaconsejo encarecidamente. Plantea tus preocupaciones en el comité apropiado y deja que el comité mezcle tus ideas en el bote junto con las suyas para llegar a sus propias recomendaciones. Para el/la secretario/a, tener una opinión fuerte hace que sea más difícil para el Meeting encontrar ese Tercer Camino: dejar que el Espíritu cree una nueva alternativa única que sea mejor para todos/as los/as presentes.
Cómo lidiar con los/as quejosos/as. Escucha, pero no arregles. No sientas que necesitas hacer que el problema desaparezca tú mismo/a, por muy sensata que te parezca tu solución. No tienes una comprensión completa escuchando el punto de vista de una persona, ni siquiera ambos puntos de vista. Este es un asunto para la sabiduría de los/as demás. Arreglar no es el papel del/de la secretario/a. Arreglar es una buena manera de dividir un Meeting en bandos, a favor y en contra. Arreglar es una buena manera de reforzar a un/a Amigo/a por jugar a Si papá no dice que sí, pregúntale a mamá. En cambio, deja claro a los/as quejosos/as que deben hablar con la persona que les está dando un problema, en lugar de hablar de ella.
Recuerda tanto a ti mismo/a como al/a la quejoso/a Mateo 18:15-17:
Si tu hermano comete un pecado, ve y trata el asunto con él, estrictamente entre vosotros, y si te escucha, te habrás ganado a tu hermano. Si no quiere escuchar, lleva contigo a uno o dos más, para que todos los hechos puedan ser debidamente establecidos sobre la evidencia de dos o tres testigos. Si se niega a escucharlos, informa del asunto a la congregación; y si no quiere escuchar ni siquiera a la congregación, entonces debes tratarlo como a un pagano o recaudador de impuestos.
Se puede animar al/a la quejoso/a a que pida un comité de claridad para ayudar a resolver un desacuerdo.
Seguimiento. Asegúrate de que alguien ha asumido la responsabilidad de implementar cualquier decisión tomada. Cada mes, revisa las actas del Meeting de negocios de los últimos dos o tres meses para encontrar qué pelotas se han caído. Un suave recordatorio a la persona responsable suele ayudar a que la pelota vuelva a estar en acción.
Los Amigos/as pueden perder mucho tiempo en el Meeting de negocios sin ofrecerse voluntarios/as para una tarea. Pide al comité apropiado que discierna a quién preguntar y luego anuncia quién ha accedido a hacer el trabajo. No dejes que el Meeting de negocios se atasque esperando a que otra persona implemente una decisión.
La persona que se ofrece voluntaria para una tarea no siempre es la persona adecuada para el trabajo; por ejemplo, la persona que se ofrece voluntaria para cocinar pero no se molesta en leer la receta de antemano, por lo que la cena se retrasa dos horas. O la persona que realmente no tiene un compromiso con el trabajo de escribir un manual de procedimientos, que en realidad puede estar en contra de tener uno, no debería permitírsele ser voluntario/a. No permitas que el Meeting de negocios se ponga en la situación de pedir voluntarios/as. De nuevo, remite la elección de quién debe hacer el trabajo al comité apropiado. Te gustarán mucho más los resultados. Incluso podrías cenar a tiempo.
Hacer el trabajo de los comités. No hagas esto. Recuérdaselo si es necesario, pero déjales el trabajo a ellos/as. Si necesitan algo más que un recordatorio, pide asistir a la próxima reunión del comité. Muestra tu interés en su trabajo, pero no te ofrezcas como voluntario/a. Ya tienes suficiente con ser secretario/a. Deja el trabajo del comité a los/as miembros del comité. El Meeting será más fuerte por tener comités que asuman la responsabilidad y la lleven a cabo. Aprecia su trabajo públicamente y a menudo, pero no hagas el trabajo tú mismo/a. Considera que estás formando a cuáqueros/as menos experimentados/as para que algún día asuman el papel de secretario/a a su vez. Dejarles hacer el trabajo a su manera es parte de su formación en el liderazgo cuáquero.
Colaborando. El liderazgo cuáquero es colaborativo, no autoritario. Tu papel como secretario/a es inspirar y a veces sugerir y proponer, pero anima a otros/as a contribuir con sus ideas y a hacer suyo el sueño. Nombra las preocupaciones, centra la atención y la energía del Meeting, escucha atentamente a medida que se desarrolla el sentido del Meeting, y luego da un paso atrás. Si te encuentras apropiándote de una idea, estás saliendo del papel del/de la secretario/a.
Cómo lidiar con preocupaciones totalmente nuevas. Ten un momento al final del Meeting de negocios en el que los Amigos/as puedan plantear nuevas preocupaciones. No discutas las nuevas preocupaciones en el Meeting de negocios; en su lugar, asigna la preocupación a un comité y haz que el comité la sazone y haga recomendaciones al Meeting de negocios. Cuando se permite a los comités hacer su trabajo de forma apropiada, los Amigos/as no terminan lidiando con ideas a medio cocer en el pleno del Meeting de negocios. Si es una buena idea, mejorará en el comité a medida que otros/as Amigos/as aporten sus ideas. Si es una mala idea, morirá en el comité en lugar de ocupar tiempo y energía del Meeting de negocios.
Escuchando. El último consejo que puedo ofrecer sobre la secretaría es este: Escucha. Escucha en el culto, escucha en el Meeting de negocios, escucha a los/as convocantes de los comités, escucha a los/as Amigos/as individuales que solo necesitan un oído amigo. No tienes que arreglar las cosas, pero sí necesitas conocer el estado del Meeting, y eso se hace escuchando. A veces tendrás claro que algo necesita ser compartido con un comité, o que hay que decir una palabra amable al oído de alguien. Sin embargo, la mayoría de las veces, solo escucha, reconoce el dolor que oirás y espera la guía divina.
Me encanta el trabajo de secretaría del Meeting. Me encanta el estilo colaborativo de liderazgo que las formas de los Amigos/as hacen posible, y me encanta la forma en que el Espíritu se mueve en el Meeting de negocios. También me encanta la forma en que Dios pone a disposición del Meeting los dones espirituales que el Meeting necesita en un momento determinado. El Espíritu te ha elegido para ser secretario/a, y si oras por el Meeting y escuchas profundamente, los tuyos serán los dones que el Meeting necesita.
