Desde 1975 hasta 1994, solo hubo dos años en los que no estuve involucrada en algún tipo de responsabilidad como secretaria en las sesiones del Philadelphia Yearly Meeting. (Una muñeca rota fue la causa de uno de los años que faltan; estar fuera del país, la del otro). Secretaria de actas durante muchos años, secretaria suplente durante un año, secretaria principal durante tres años y, de nuevo, secretaria de actas, he tenido el privilegio de registrar decisiones y debates, expresar el sentir del Meeting en asuntos importantes y sentirme parte de un proceso único y maravilloso. También he ejercido como secretaria de un Meeting mensual, un Meeting trimestral y algunos comités. Reconozco fácilmente que pertenezco al tercer grupo en la humorística clasificación de Amigos como “de nacimiento, convencidos y demasiado convencidos».
Pero, ¿qué significa ser secretario/a? Las preguntas que planteé en esos versos, escritos durante una reunión de secretarios/as de yearly meetings hace varios años, siguen conmigo. Aunque los talleres sobre cómo ejercer de secretario/a pueden ser útiles, gran parte de su valor probablemente reside en el intercambio de inquietudes y consejos por parte de los participantes. Ciertamente, al revisar mis notas de tales reuniones, no es un marco sistemático, sino una joya ocasional lo que se ha quedado conmigo: “Cree que todo el mundo puede tener algo valioso que decir»; “El levantamiento de una ceja por parte del secretario/a puede perjudicar a los presentes en el Meeting»; “Cometemos más errores cuando tenemos prisa que en cualquier otro momento».
En la Conferencia Mundial de Amigos celebrada en los Países Bajos en 1991, un grupo de interés, cuyos participantes procedían de Nueva Zelanda, Londres, Japón, los Países Bajos, Bélgica-Luxemburgo y los Estados Unidos, se reunió para debatir sobre cómo ejercer de secretario/a. Lo que comenzó como una sesión casi no planificada se convirtió en un intercambio de ideas y preguntas que duró casi dos horas. No hubo recetas, pero sí algunas directrices que parecieron surgir.
Si bien reconozco que los secretarios/as deben utilizar sus propios recursos y personalidades únicos, incluiría en mi breve lista de requisitos para la preparación del secretariado la objetividad, la capacidad de escuchar y el sentido del humor.
La preparación significa más que establecer el orden del día. El secretario/a debe estar bien informado sobre los temas que se van a tratar. Estar bien informado puede implicar asistir a las reuniones del comité en las que el tema está recibiendo una consideración preliminar.
Conferenciar de antemano con la persona que realiza la presentación es casi con toda seguridad un requisito. Puede ser necesario leer documentos pertinentes o actas de debates anteriores. Al igual que una clase puede percibir el grado de preparación de un profesor, un Meeting puede reconocer la evidencia de la preparación de un secretario/a y puede sentirse tranquilo por ello. El secretario/a debe asegurarse de que el Meeting sepa exactamente lo que se le pide que decida y cuáles son las implicaciones de la decisión. Una vez que se ha llegado a una decisión, el secretario/a debe asegurarse de que se registre con precisión en el acta y de que el Meeting escuche y apruebe el acta.
En este punto, puedo imaginar la reacción del secretario/a de un pequeño Meeting mensual, cuyas reuniones de negocios suelen implicar solo informes de comités u otros asuntos rutinarios. ¿Preparado/a? ¿Preparado/a para qué? Incluso el Meeting más pequeño puede tener una sesión en la que las emociones estén a flor de piel, y la capacidad del secretario/a entonces es de suma importancia. Tal vez estar preparado/a para lo inesperado sea parte del requisito de preparación.
La objetividad y la capacidad de escuchar están relacionadas, pero no son idénticas. La objetividad es de gran importancia cuando un Meeting está tratando un tema controvertido. Si los secretarios/as están involucrados emocionalmente hasta el punto de querer que el Meeting llegue a una decisión particular, deben recordarse a sí mismos que no deben dirigir, sino estar abiertos a la voluntad de Dios tal como se revela al Meeting. Solo con esta apertura podrán discernir cuándo se ha alcanzado el sentir del Meeting.
La objetividad (o, si lo prefiere, el desapego) hace posible la escucha precisa. Como sabemos por otras situaciones en nuestras vidas, escuchar realmente lo que alguien está diciendo es, en el mejor de los casos, difícil; cuando esperamos un resultado particular en una discusión, el grado de dificultad se intensifica. El secretario/a más eficaz es el que puede dejar de tener temporalmente cualquier opinión sobre el asunto que se está considerando. La capacidad de escuchar es una necesidad tanto en asuntos rutinarios como en asuntos críticos. Un secretario/a de Meeting mensual a veces debe “escuchar entre líneas» para darse cuenta de que lo que parece ser una simple pregunta o comentario puede tener otro nivel de significado. Responder a la pregunta no formulada a veces puede prevenir el descontento posterior.
¿Por qué debería incluirse el sentido del humor como un requisito, y cómo demuestra un secretario/a la posesión de este atributo? Ciertamente no lanzando frases ingeniosas o mediante otras manifestaciones obvias. Pienso en un artículo de revista de hace mucho tiempo cuyo título era “Ser serio no es ser solemne». Sí, es un asunto serio el que emprendemos al reunirnos, pero no debemos tomarnos a nosotros mismos demasiado en serio mientras lo llevamos a cabo. No importa lo bien que hayamos planeado, podemos experimentar distracciones, retrasos, interrupciones de varios tipos. Al final del Meeting puede que no hayamos logrado lo que pensábamos, pero el mundo no se acabará porque un Meeting no haya logrado varias actas cuidadosamente redactadas. Tal vez en el próximo Meeting el miembro que habló tan extensamente no se sienta obligado a repetir los puntos ya expuestos. Tal vez el predecible discurso largo que sigue al “Dudo en volver a hablar» no ocurra. Como escribió G.K. Chesterton, “Los ángeles pueden volar porque se toman a sí mismos a la ligera». Haríamos bien en emularlos.
La mayoría de nosotros probablemente estamos de acuerdo en que los secretarios/as tienen la responsabilidad de educar a sus Meetings en los caminos de los Amigos. Esa educación a veces puede tomar la forma de información o explicación directa, tal vez sobre asuntos presupuestarios o la relación del Meeting mensual con el yearly meeting. Otras veces se puede hacer mejor indirectamente. El volumen de correo que reciben los secretarios/as puede utilizarse ventajosamente. En lugar de sentirse abrumado, el secretario/a eficaz, después de analizar los avisos de conferencias, talleres y otros asuntos, puede pasarlos a un secretario/a de comité o a un individuo que esté interesado. Después de todo, el correo no suele estar destinado al secretario/a personalmente. Él o ella es el medio a través del cual la información o las preocupaciones pasan al Meeting en su conjunto. El seguimiento de la asistencia a las conferencias en forma de informes al Meeting puede enriquecer al Meeting en su conjunto y puede nutrir el futuro liderazgo cuando llegue el momento de reemplazar al secretario/a actual.
Una reflexión final aleccionadora: si eres secretario/a, nunca caigas en la trampa de la autoimportancia. Si se te pide que sigas sirviendo como secretario/a, puede ser una indicación de la aprobación de tu desempeño por parte del Meeting. Por otro lado, ¡puede significar que todos los demás le han dicho que no al comité de nominaciones!
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Este es el texto no revisado del artículo que apareció en la edición de abril de 1999 de Friends Journal.
