{"id":3118645,"date":"2011-05-01T00:00:41","date_gmt":"2011-05-01T04:00:41","guid":{"rendered":"https:\/\/www.friendsjournal.org\/la-tarea-del-secretario-de-actas-ejercicio-espiritual-y-ministerio\/"},"modified":"2011-05-01T00:00:41","modified_gmt":"2011-05-01T04:00:41","slug":"la-tarea-del-secretario-de-actas-ejercicio-espiritual-y-ministerio","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.friendsjournal.org\/es\/la-tarea-del-secretario-de-actas-ejercicio-espiritual-y-ministerio\/","title":{"rendered":"La tarea del secretario de actas: ejercicio espiritual y ministerio"},"content":{"rendered":"
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Ilustraci\u00f3n de Lucy Sikes.<\/figcaption><\/figure>\n

P<\/span>ara m\u00ed, el primer paso en todos los aspectos de la vida, incluyendo el registro de las actas de un Meeting, es la pr\u00e1ctica personal de la conciencia del Esp\u00edritu. Puedo practicar el silencio cuando tengo que esperar en un sem\u00e1foro, o cuando camino por el pasillo hacia otro Meeting. Es tan sencillo como relajar los hombros y deslizarme en un momento de silencio. Podr\u00eda leer algunas l\u00edneas de un calendario o libro espiritual; puedo deleitarme con las hermosas y largas sombras del sol naciente o poniente; puedo registrar las gratitudes del d\u00eda. Cuanto m\u00e1s practico el silencio interior, m\u00e1s preparado estoy para cualquier tarea. <\/p>\n

Bill Taber fue un ministro liberado durante mucho tiempo en Ohio Yearly Meeting y un destacado maestro y nutridor espiritual de cu\u00e1queros de diversos estilos teol\u00f3gicos. Sugiri\u00f3 que con el tiempo, a medida que practicamos la adoraci\u00f3n silenciosa a solas y con otros, aprenderemos a entrar en un \u201cestado alterado de conciencia\u00bb al entrar en un Meeting de adoraci\u00f3n para los negocios. Nos pondremos \u201calegr\u00eda\u00bb al reunirnos en comunidad, luego pasaremos gradualmente a la \u201cseguridad\u00bb: \u201cEs como si estuvi\u00e9ramos entrando en una corriente, que me gusta llamar la Corriente del Proceso Cu\u00e1quero, que es tan real como entrar en una corriente de agua\u00bb. Taber, como se cita en The Mind of Christ: Bill Taber on Meeting for Business<\/g>, editado por Michael Birkel, aconseja a los Amigos que entren en la adoraci\u00f3n antes de un Meeting de negocios con \u201cuna fuerte intencionalidad interior\u00bb. Ben Pink Dandelion, actualmente en el Woodbrooke Quaker Study Centre y en la Universidad de Birmingham, tambi\u00e9n recuerda a los Amigos en Confident Quakerism<\/em> que estamos \u201cabiertos a una nueva luz . . . una comunidad de buscadores\u00bb, y \u00e9l tambi\u00e9n comenta sobre la importancia de nuestra \u201cintenci\u00f3n: ser fieles por encima de todo\u00bb. <\/p>\n

As\u00ed que: Primero es la pr\u00e1ctica diaria. Segundo es la alegr\u00eda de reunirse. Tercero es nuestra intenci\u00f3n de ser fieles. Cada participante en un Meeting de adoraci\u00f3n con una preocupaci\u00f3n por los negocios es una parte consecuente del todo, incluso si \u00e9l o ella est\u00e1 en silencio, porque todos somos parte de la \u201cCorriente\u00bb que Taber menciona. Cada participante es en parte responsable de la calidad del discernimiento, la secretar\u00eda y el registro. <\/p>\n

Casi todo el mundo puede ser secretario o secretario de actas en alg\u00fan momento. De hecho, a menos que haya circunstancias especiales, todo el mundo deber\u00eda probar cada papel en alg\u00fan momento, preferiblemente comenzando en un Meeting de comit\u00e9. Esto no es para subestimar los comit\u00e9s. Los comit\u00e9s hacen gran parte del trabajo de todo el Meeting y sus Meetings deben celebrarse con el mismo nivel de cuidado que los negocios del conjunto. Cuanto mejor cumplan los comit\u00e9s sus cometidos, m\u00e1s \u00fatiles ser\u00e1n los comit\u00e9s para la comunidad de adoraci\u00f3n. Adem\u00e1s, los comit\u00e9s pueden ser lugares de apoyo para aprender y practicar las formas en que los Amigos podr\u00edan participar en Meetings m\u00e1s amplios. <\/p>\n

A<\/span>hora a la parte de negocios del registro: Primero es la preparaci\u00f3n. El secretario de actas debe conocer la forma que deben tomar las actas para el Meeting. Las actas anteriores mostrar\u00e1n la forma en que se maneja el lugar, la fecha, la hora, el nombre del comit\u00e9 y cualquier otro material de encabezado. Tambi\u00e9n revelar\u00e1n el estilo en el que se numeran las actas. En un simple Meeting de comit\u00e9, las actas pueden numerarse 1, 2, 3, etc. Los Meetings trimestrales, regionales y m\u00e1s grandes tienen sus propias formas de numeraci\u00f3n, a menudo a\u00f1o, mes, d\u00eda, como 2011.1.15 o 201101-15. Esto facilita las referencias y la indexaci\u00f3n. En caso de duda, utilice una numeraci\u00f3n sencilla. Se puede cambiar despu\u00e9s del Meeting. <\/p>\n

El registrador puede venir preparado con una hoja de formularios de frases est\u00e1ndar para ciertas actas, como las de solicitud de membres\u00eda, claridad para el matrimonio, recepci\u00f3n de informes, etc. Estos formatos se pueden encontrar en actas antiguas o en folletos. Un buen folleto est\u00e1 disponible en \u201cUnforeseen Joy\u00bb: Serving a Friends Meeting as Recording Clerk<\/em>, de Damon D. Hickey. Muchos Meetings anuales tienen un impreso sobre el registro. Los Meetings locales pueden adaptar tales instrucciones. Esto fomenta una consistencia productiva entre los Meetings relacionados. En cualquier caso, siempre venga preparado para registrar con una copia de las actas anteriores y una copia de Faith and Practice<\/em> y util\u00edcelas regularmente antes, despu\u00e9s e incluso durante los Meetings seg\u00fan sea necesario. Si la secci\u00f3n en Faith and Practice<\/em> que el registrador necesita no est\u00e1 clara, el registrador puede informar de ello al Meeting anual para futuras revisiones. <\/p>\n

Con demasiada frecuencia, pero a veces necesariamente, se nombra a un registrador en el Meeting. Entonces el registrador necesita escribir todas esas cosas pertinentes que se encuentran en los encabezados de alguna forma ordenada. Si no se ha anunciado el orden del d\u00eda, es apropiado pedir al secretario que lo esboce oralmente, y anotarlo para su uso posterior. Esto tambi\u00e9n ayuda a los participantes a entender el orden del d\u00eda y puede ayudar al secretario a ordenar las cosas de una manera razonable. <\/p>\n

En un Meeting de negocios bien planificado, el orden del d\u00eda ha sido distribuido, incluyendo los nombres formales apropiados de las personas que introducir\u00e1n los temas y, cuando sea apropiado, el Meeting de la persona (y\/o Meeting anual u otra afiliaci\u00f3n organizativa). Cualquier otro nombre espec\u00edfico, as\u00ed como los lugares y las fechas, deben ser escritos y entregados al secretario y\/o al secretario de actas. Si estos se escriben con antelaci\u00f3n, todas las grabaciones preferidas de los nombres y todas las ortograf\u00edas correctas est\u00e1n a mano. Si los nombres no est\u00e1n disponibles f\u00e1cilmente, el registrador debe pedir al secretario que verifique el nombre y el Meeting del orador y que aclare la ortograf\u00eda. Si alguien quiere apresurarse en esto, sugiero que el registrador responda agradablemente que es importante ser preciso en las actas. Es tentador querer esperar y rellenar los nombres, lugares o fechas m\u00e1s tarde; sugiero que no. Despu\u00e9s del Meeting, con demasiada frecuencia la persona ha desaparecido; nadie sabe c\u00f3mo deletrear el nombre o sabe exactamente el nombre del comit\u00e9 u organizaci\u00f3n que se representa. Adem\u00e1s, pedir claridad y precisi\u00f3n con calma recuerda a los participantes la manera mesurada y reflexiva en que se lleva a cabo un Meeting. Tambi\u00e9n recuerda suavemente a los participantes que hagan sus deberes con antelaci\u00f3n. <\/p>\n

Si se lee una carta, un minuto conmemorativo o un pasaje espiritual, debe ser entregado al secretario de actas inmediatamente despu\u00e9s de ser le\u00eddo para su inclusi\u00f3n en las actas. Puede adjuntarse a las actas y tambi\u00e9n escribirse en un minuto corto como una o dos declaraciones resumidas, citas o comentarios pertinentes. Las listas de nominaciones, los informes de los tesoreros, etc., tambi\u00e9n pueden manejarse de esta manera. <\/p>\n

Los negocios del comit\u00e9 y los informes del comit\u00e9 se resumen normalmente sucintamente<\/em> en las actas. Es mejor si alguien del comit\u00e9 ha presentado al secretario de actas una copia de un informe antes del Meeting, o al menos, al principio o al final de la presentaci\u00f3n. El informe puede adquirir una vida propia mientras est\u00e1 en el pleno, pero una declaraci\u00f3n escrita ayudar\u00e1 al registrador a establecer la intenci\u00f3n del informe y a dar detalles espec\u00edficos. Si es un informe formal, la copia se adjunta a las actas. El secretario de actas debe seguir resumiendo el informe y su recepci\u00f3n en unas pocas frases en las actas. Adem\u00e1s, cualquier acci\u00f3n aprobada por el cuerpo debe figurar como un minuto<\/em> (es decir, como un registro de la decisi\u00f3n del Meeting). <\/p>\n

Si un comit\u00e9 tiene un minuto para proponer, una copia del mismo debe ser entregada al secretario de actas, aunque el minuto se registra en las actas s\u00f3lo cuando es finalmente aprobado. Se registra el nombre del presentador principal, y cualquier otro que sea pertinente. No se registran los nombres de las personas que hablan sobre el informe desde el pleno del Meeting. <\/p>\n

Hay una excelente raz\u00f3n para no registrar los nombres durante ninguna discusi\u00f3n. El Esp\u00edritu puede obrar en cualquiera de nosotros como individuos o en nosotros como un cuerpo durante o despu\u00e9s de una discusi\u00f3n, de modo que m\u00e1s tarde en la discusi\u00f3n, o la pr\u00f3xima vez que nos reunamos, estamos en un lugar diferente. Adem\u00e1s, aunque escuchamos la sabidur\u00eda de otros Amigos, finalmente estamos buscando la gu\u00eda del Esp\u00edritu, no la posici\u00f3n de una persona en particular. <\/p>\n

La costumbre que se ha extendido de nombrar a uno o m\u00e1s \u201ctomadores de notas\u00bb en una sesi\u00f3n de trilla o discusi\u00f3n me parece poco aconsejable. No s\u00f3lo los participantes pueden cambiar de opini\u00f3n despu\u00e9s de escuchar a otros, sino que un Meeting en s\u00ed mismo puede ser conducido a una comprensi\u00f3n totalmente nueva a trav\u00e9s de la oraci\u00f3n y la paciencia entre un Meeting y otro. Tratar de atrapar al Esp\u00edritu mientras trabajamos puede ser como atrapar un p\u00e1jaro en vuelo; el p\u00e1jaro, entonces, no puede volar libremente. Me gusta creer que nos levantaremos de un Meeting habiendo absorbido el Esp\u00edritu detr\u00e1s de las palabras y oraremos y meditaremos nuestro camino hacia el pr\u00f3ximo Meeting donde el Esp\u00edritu, habiendo volado libremente, podr\u00eda venir gentilmente entre nosotros de nuevo. <\/p>\n

Si un minuto es \u201caplazado\u00bb (no necesariamente algo \u201cmalo\u00bb; de hecho, puede ser lo correcto en el momento), el secretario de actas podr\u00eda incluir para el registro los principales puntos de acuerdo y\/o vacilaci\u00f3n (\u201cparada\u00bb) o desacuerdo. Si hay que tomar medidas antes del pr\u00f3ximo Meeting\u2014si un minuto va a ser introducido o trillado a trav\u00e9s de un proceso (tal vez se necesita m\u00e1s informaci\u00f3n, tal vez se necesita un Meeting convocado con el prop\u00f3sito de hablar sobre el minuto)\u2014el secretario de actas debe indicar claramente la acci\u00f3n y los nombres de los comit\u00e9s o individuos responsables seg\u00fan lo aprobado por el cuerpo. Cualquier fecha pertinente u otros detalles deben ser incluidos en el minuto. <\/p>\n

Las actas registran principalmente las acciones del Meeting. \u201cAplazar\u00bb con instrucciones para avanzar es una acci\u00f3n y debe ser aprobada por el cuerpo, aunque el cuerpo puede simplemente remitir un asunto de nuevo al comit\u00e9 y dejar que decida sobre el proceso antes de que sea reintroducido. Entonces, el secretario de actas simplemente incluye en el minuto que se le pidi\u00f3 al comit\u00e9 que reconsiderara el minuto (tal vez \u201ccon especial atenci\u00f3n a ___ ——–\u201c). <\/p>\n

La discusi\u00f3n generalmente no se registra, excepto tal vez para resumir concisamente los puntos de vista generales expresados, o a veces para indicar el sabor de la discusi\u00f3n. Si la decisi\u00f3n fue dif\u00edcil, el minuto puede decir \u201cdespu\u00e9s de mucha discusi\u00f3n\u00bb o \u201cdespu\u00e9s de mucha b\u00fasqueda\u00bb, o \u201cdespu\u00e9s de considerar _________ y __________, el cuerpo aprob\u00f3 _________.\u00bb En casos raros, los nombres de los miembros se ponen en las actas si eligen \u201chacerse a un lado\u00bb pero solicitan que sus nombres se registren como tales. Este es un paso serio y debe ser considerado cuidadosamente por aquellos que lo hacen. Esa acci\u00f3n, as\u00ed como \u201cinterponerse en el camino\u00bb, podr\u00eda ser considerada como un tema para una discusi\u00f3n de ministerio y consejo. <\/p>\n

Para resumir, el minuto debe incluir, seg\u00fan sea pertinente:<\/p>\n