Msingi wangu ni kwamba taaluma za ukarani wa mkutano wa ibada kwa ajili ya biashara na kuwezesha mkutano wa biashara zinafanana kwa njia nyingi. Ingawa mtu anatumaini kuingilia kati kwa moja kwa moja kwa Mungu katika ule wa kwanza, zote mbili zinahitaji kujenga kile kinachoitwa makubaliano katika ulimwengu wa kilimwengu kati ya watu wengi tofauti wenye maoni tofauti, wakati mchakato wa Quaker unarejelewa kama kuja kwa umoja. Kwa sababu ya mahitaji sawa, ninaamini kwamba makarani wanapaswa kufuata baadhi ya kanuni za msingi za uwezeshaji.
Kabla ya kujadili kanuni hizi, ni vyema kuangalia jinsi maafikiano yanavyokuzwa. Itatokea ikiwa watu wataamini kwamba maoni yao yametolewa na kusikilizwa na kikundi, kwamba kukubali kwao uamuzi kunaonekana kuwa muhimu, na hatimaye, kwamba uamuzi huo ni muunganisho wa maoni yaliyotolewa katika mkutano badala ya uteuzi kati yao. Hii ndio hali ambayo mwezeshaji lazima aifanyie kazi.
Sharti la kwanza la hali hii inayotakiwa ni kwamba watu waamini kwamba maoni yao yametolewa. Njia moja ya haraka ya kuua hii ni kwa mwezeshaji kuonekana kuwa na upendeleo. Mwezeshaji hawezi kushikilia (au angalau kuonekana anashikilia) maoni yoyote juu ya suala linalojadiliwa. Hii ni moja ya sababu wakati mwingine inaweza kuwa ngumu kufanya kazi kama karani. Karani hawezi kutoa maoni yoyote. Mazoezi ya ”kuondoka” kutoka kwa nafasi ya mtu, kwa maoni yangu, haifanyi kazi. Ingawa ni bora zaidi kuliko kubaki katika nafasi ya karani na kutoa maoni, kwa kuwa inapunguza nguvu inayoonekana ya taarifa, bado inaunganishwa sana na uendeshaji wa kikao. Iwapo watu wanaifahamu kwa uangalifu au la, wanatarajia kwamba ikiwa hawakubaliani na karani hawatapata kusikilizwa kwa haki. Pia, iwe makarani wanaifahamu au la, wana uwezekano wa kuwa wanazuia maoni yanayopingana na maoni yao. Ni sawa na kuwezesha. Hata wawezeshaji wenye uzoefu sana wana ugumu wa kuzuia maoni yao wenyewe yasitie rangi uwezeshaji wao wa mkutano.
Karani ambaye ana maoni juu ya suala fulani hapaswi kufanya kazi kama karani wa majadiliano, lakini lazima amuulize mtu mwingine kufanya hivyo. Mojawapo ya majaribio bora ya kibinafsi kwa makarani ni kuzingatia ikiwa wanaweza kuishi na uamuzi mbaya zaidi ambao mkutano unaweza kuja nao. Kwa mfano, ikiwa tunazungumzia jumba la mikutano na karani anaipenda, swali la kuuliza ni ”Je, ninaweza kufunga mdomo wangu na kuunga mkono uamuzi kikamilifu ikiwa mkutano utaamua kuuza nyumba?” Ikiwa jibu ni hapana, tafuta karani mwingine.
Sharti la pili la kujenga mwafaka ni kwamba watu wanahisi maoni yao yamesikilizwa na mkutano. Hili ni eneo ambalo mikutano ya Quaker inaelekea kuwa dhaifu, ingawa ninaamini hii ni sababu mojawapo ya kuwa na ukimya kati ya wazungumzaji. Aidha karani anahitaji kuhakikisha kwamba ukimya huu unatokea, au karani anaweza kutaka kujaribu mojawapo ya mbinu za mwezeshaji kushughulikia tatizo hili. Ikiwa wazungumzaji hawaelewi waziwazi katika kile wanachosema au wakizungumza kwa kirefu, mwezeshaji mzuri atatoa muhtasari wa kile kilichosemwa mwishoni mwa kila hotuba. Hii inapaswa kuchukua fomu ya swali linalouliza uthibitisho wa uelewa ulioonyeshwa. Kwa maneno mengine, karani anasema kitu kama ”Nikikuelewa vizuri, unasema hivyo . . .” ikifuatiwa na ”Je, nimepata hiyo sahihi?” Karani lazima aruhusu majibu hasi na wasemaji kutafsiri tena taarifa zao. Kuna uwiano mpole kati ya kuruhusu mtu mmoja kuzungumza milele na kuhakikisha kwamba wote wamefaulu kuleta maoni yao mezani.
Sharti la tatu la makubaliano ni kwamba uamuzi unaonekana kama muunganisho wa maoni ya kila mtu badala ya chaguo kati ya nyadhifa. Sehemu ya njia ya kufanya hivyo ni kuhakikisha kwamba hakuna mtu anayezungumza mara kwa mara au kwa muda mrefu sana. Bora ni kwamba kila mtu anazungumza mara moja, kwa ufupi. Kwa wazi, hii ni vigumu kufikia. Hata hivyo, ni busara kabisa kusema kidiplomasia kwa wale ambao tayari wamezungumza kwamba hawapaswi kuzungumza tena kwa sababu wengine wanahitaji kusikilizwa. Upande mwingine wa hii ni hasa kuuliza watu kuzungumza. Ikiwa mtu anaonekana kutoridhika, karani anapaswa kumwalika mtu huyo kuzungumza. Karani anaweza kutumia vishazi kama vile ”Unaonekana huna raha sana na hili, Mary. Unaweza kutufahamisha unachofikiria?” Ingawa ni lazima uangalifu fulani utolewe ili kutomuunga mkono mtu yeyote kwenye kona, ni jukumu la karani kuhakikisha hakuna mtu atakayeondoka kwenye chumba hicho baada ya uamuzi kufanywa bila kuunga mkono uamuzi huo.
Mbinu nyingine ya kuwafanya watu wahisi kuwa wamesikika ni matumizi ya mara kwa mara ya majina ya watu binafsi. Karani ajaribu kuwataja washiriki kwa majina kila wakati. Kutumia jina la mtu ni dalili ya uhakika kwamba unajua mtu ni nani.
Mbinu ya ziada ya kuhakikisha kuwa uamuzi huo unatokana na muunganisho wa maoni ni kwa karani kuangazia maeneo ya makubaliano na kutokubaliana anapotafakari kile ambacho watu wamesema. Kwa maneno mengine, kusema mambo kama vile ”Ikiwa ninakuelewa kwa usahihi, unasema kwamba unakubaliana na Fred kuhusu … lakini una wasiwasi fulani kuhusu ….” Kisha, wakati mjadala unaendelea, watu wanapaswa kuhisi zaidi na zaidi kwamba makubaliano yanakua badala ya kulazimishwa.
Kwa hivyo unashughulikiaje kutokubaliana? Kwanza, usiwapuuze. Ikiwa mtu hakubaliani kabisa na yale ambayo yamesemwa, karani anapaswa kurudisha nyuma nguvu ile ile ya hisia. Usiseme, ”Una wasiwasi fulani . . .” ikiwa taarifa sahihi zaidi ni ”Hukubaliani kabisa. . . .” Kwa ujumla, ni bora kukosea upande wa kuelezea hisia kwa nguvu sana kuliko kutokuwa na nguvu ya kutosha. Watu watakuwa wepesi wa kukurekebisha ikiwa umezidisha hisia, lakini watahisi kupungua, labda kimya, ikiwa imepuuzwa. Na pili, onyesha kutokubaliana kwa kikundi kwa utatuzi. Saidia kikundi kuwa wazi juu ya pointi za makubaliano na kutokubaliana. Kisha sema, ”Tunaonekana kuwa na maoni mawili tofauti katika eneo hili. Je, kuna mtu yeyote anayeweza kupendekeza njia nyingine ya kulitazama, au msimamo wa maelewano?” Lengo ni kufafanua kwamba kutoelewana ni kwa kundi zima, si tu watu waliouliza swali hilo awali, na kwamba ni jukumu la kikundi kulitatua.
Hatimaye, mwezeshaji au karani anatakiwa kuhakikisha kwamba majadiliano hayaendelei kwa muda mrefu sana. Makubaliano kutokana na uchovu si makubaliano bali kushindwa. Ningependekeza kwamba makarani wapitie ajenda iliyopendekezwa na mkutano na kuweka kikomo cha muda kwa kila kipengele. Kisha wakati wa mkutano wanaweza kutumia mipaka hii kama miongozo ya kumaliza majadiliano na kuahirisha mambo kwenye mkutano unaofuata.
