Kitendo cha kawaida katika mikutano ya shughuli za Kamati Kuu ya Marafiki ni kusoma kumbukumbu kwa mkutano kwa sauti ili kuidhinishwa. Baada ya kila kipengele kimoja au viwili vya biashara, karani msimamizi anaomba kunyamazishwa huku karani wa kurekodi akikamilisha dakika. Baada ya kila dakika kusomwa kwa sauti, Marafiki wanaalikwa kuisahihisha ili kutafakari kwa usahihi maudhui na ari ya kile ambacho kimetokea kwenye mkutano. Mara tu makubaliano juu ya maneno yanapoonekana, karani anauliza wale waliokusanyika kuidhinisha dakika. Katika matukio machache, dakika inaweza kuahirishwa ili kusomwa baadaye siku hiyo au siku inayofuata, na kumpa karani na karani wa kurekodi nafasi ya kupata maneno bora zaidi. Hii inaweza kuhusisha kukutana na Marafiki fulani ambao mchango wao ni muhimu hasa (kama vile karani wa kamati husika) au ambao wameeleza masuala fulani na maneno ambayo yanahitaji kusikilizwa kwa karibu zaidi.
Ni muhimu wakati wa mchakato huu Marafiki kubaki katika ibada ya kimya. Karani msimamizi anaweza kuuliza Marafiki wamshike karani wa kurekodi kwenye Nuru kazi inapofanywa. Hakuna maoni au ufafanuzi zaidi unaotolewa hadi dakika ikamilike, na Marafiki wanaombwa wasizungumze, hata kwa utulivu kati yao wenyewe.
Kitendo hiki kina mapungufu yake:
- Baadhi ya Marafiki ambao wanaweza kuandika dakika zilizo wazi wakiruhusiwa kufanya hivyo faraghani huona kuwa jambo la kuogopesha kuunda dakika zilezile huku wakiwatazama—na kungoja!
- Wakati ajenda inaonekana kujazwa na biashara na muda wa mkutano ni mfupi, inaweza kuonekana kama kupoteza muda usiohitajika kusubiri wakati dakika zimeandikwa, kusoma tena, kusahihishwa, kusoma tena, na hatimaye kuidhinishwa.
- Wakati karani wa kurekodi anapohisi shinikizo la muda, inaweza kutokea kwamba dakika moja imeibiwa ili kushughulikia masuala mengi madogo, wakati dakika chache zinazotumiwa kuitengeneza upya kutoka mwanzo inaweza kutoa dakika ambayo imesemwa kwa uzuri zaidi na iliyopangwa vyema.
Kwa nini tunaona kuandika dakika zetu kwa mtindo huu kuwa muhimu sana? Jibu moja ni kwamba inasaidia kupanga kila kipengele cha biashara, kuruhusu nafasi kati ya maamuzi au ripoti, kurudi kwa uangalifu kwenye ibada badala ya kusonga haraka kutoka kwa jambo moja hadi jingine. Kuweka tofauti hii kati ya mkutano wa kibiashara wa kilimwengu na ”mkutano wa ibada kwa kuzingatia biashara” ni muhimu kwa kufanya maamuzi yanayoongozwa na Roho ambayo yanafikia zaidi ya sasa hadi Milele.
Sababu nyingine muhimu, ya vitendo ni kwamba sisi sote tuna kumbukumbu fupi, na kwamba baada ya ukweli, sisi kila mmoja huwa na kukumbuka mambo tofauti. Kuidhinisha muhtasari mara tu baada ya majadiliano huongeza sana nafasi za kuonyesha kwa usahihi maswala ambayo yameibuliwa na maana ya mkutano ulipofikia umoja. Saa kadhaa baadaye, siku moja baadaye, hata mwezi mmoja baadaye, inaweza kuwa vigumu kutofautisha kati ya yale tuliyosema na yale tunayotamani tungesema, tuliyofikiri tulisema, au tumesema tangu wakati huo. Kuendelea kwa ufunuo kunatuhitaji kutofautisha kati ya Nuru tuliyopewa kwa wakati fulani na Nuru ambayo imetolewa tangu wakati huo.
Lakini zaidi ya faida hizi za kiutendaji, tumegundua kuwa kitu kingine hutokea wakati dakika inasomwa na Marafiki wanasema ”Imeidhinishwa.” Ni wakati huo ambapo tunajitolea sana kwa uamuzi wetu. Uamuzi umewekwa mbele yetu ili kusikiliza kwa makini kwa mara nyingine, na hadi hiyo ”idhinishwe,” biashara yetu haijakamilika. Mara nyingi katika kusikiliza uamuzi huo ukiwekwa kwa Kiingereza wazi, tunatambua dosari zake au tunachangamkia sana hatua tunayochukua. Hatuidhinishi dakika, tunaidhinisha hisia zetu za umoja ili kusonga mbele katika mwelekeo fulani. Na kibali hicho ni muhimu.
Ili kusaidia mkutano kufikia hali hiyo ya kujitolea, nimeona kwamba inabidi niache, kadiri niwezavyo, ”umiliki” wa dakika. Kama karani, kama karani wa kurekodi mimi ni mtumishi wa mkutano, nikisaidia kikundi kueleza umoja wake, badala ya kulazimisha tungo fulani au kubishana kuhusu au kuchukia mabadiliko yanayotolewa. Ikiwa kweli ninaamini katika uwepo wa Mungu pale katika mkutano huo, basi hii ni nafasi nyingine tena ya kusema, “Si mapenzi yangu, bali Yako.” Kukumbuka kusema ”asante” wakati masahihisho au nyongeza zinapoletwa wakati mwingine ni ngumu, lakini imekuwa nidhamu muhimu kwangu kufanya mazoezi. Ninashukuru kwa umakini ambao Marafiki hulipa kutafuta maneno sahihi, kusahihisha kumbukumbu yangu, na kuniweka kwenye Nuru ninapopapasa kutafuta maneno bora zaidi.
