Kuwa na mchakato mzuri ni njia ambayo mashirika ambayo nimekuwa sehemu yake yameweza kufanya kazi. Baada ya kutambua hilo na kuanza kuona ukosefu wa utaratibu mzuri katika maeneo mengi, niliamua nilitaka kujifunza kuwa msimamizi wa mikutano—katika lugha ya Quaker, karani.
Mfano mbaya zaidi wa ukarani ambao nimeona ulikuwa kwenye mkutano wa Marafiki wa Vijana wa Philadelphia huko Camp Onas. Wakati wa mkutano huo ilikuwa wazi kwa kila mtu isipokuwa makarani kwamba kulikuwa na umoja juu ya mada. Tuliendelea kwa saa ya ziada kwa sababu karani alikuwa akizingatia ukweli kwamba watu bado walitaka kuzungumza, na hakuwa akikusanya hisia za mkutano. Mkutano huo ulikuwa umefanya uamuzi, lakini karani hakuutambua.
Sababu nyingine ya mkutano mbaya kwa biashara ni ukosefu wa uwazi juu ya jinsi ya kutumia mchakato. Mfano ni kundi ambalo hukaa nyuma na kuruhusu uamuzi ufanyike, kisha hulalamikia hilo baadaye. Karani atakuwa na wakati mgumu kutatua tatizo hili bila msaada wa kikundi.
Tatizo jingine ni karani ambaye daima hutoa maoni yake mwenyewe. Watu hawasikiki, kwa sababu karani anazungumza juu ya sauti kutoka kwa kikundi. Makarani wanaotaka kutoa maoni yao wanatakiwa kuondoka kwenye nafasi ya karani; ikiwa wana maslahi binafsi na hawawezi kuiweka kando, mchakato mzuri unateseka. Mara nyingi watu hawajisikii vizuri ikiwa karani anabishana nao.
Vikundi vya watu wazima wenye uzoefu vinaweza kushinda tatizo kama hili, lakini katika mkutano wa vijana wa Marafiki, ambapo hakuna ujuzi mwingi wa mchakato huo, pengine inaweza kuwa janga. Watu wazima wana mazoezi zaidi na wanaweza kufanya kama aina ya karani wa sekondari. Watu zaidi wanafikiria juu ya mchakato huo; mtu mmoja hajaribu kuiongoza peke yake. Pamoja na vijana, ujuzi mbaya wa karani karibu uhakikishe mkutano mbaya.
Nilileta hisia ya jinsi mambo yanapaswa kuwa kwa uzoefu wangu wa mapema na Mkutano wa Shule ya Upili ya Marafiki Mkuu wa Konferensi ya Marafiki, na nikabainika kuwa makarani wetu walikuwa wasaa wetu bora katika kufanya mchakato ufanyike kwa vijana zaidi ya 100 wanaotumia wiki pamoja. Katika Kusanyiko la pili nililohudhuria, katika mkutano wa kwanza wa biashara ilionekana kwangu kwamba makarani walikuwa wamekaa mbele ya chumba bila kujiamini, hawakupata msukumo wa mkutano au wakiruhusu mambo kwa utulivu kwenda mahali walipohitaji kwenda. Walijaribu kushughulikia ajenda haraka iwezekanavyo. Waliunganishwa katika hili na washiriki wengi wa shule ya upili,? ambao walionekana kudhani ni bora kuwa mwepesi kuliko ukamilifu.
Katika mkutano huu, tulipitia mada nne tofauti kwa muda wa saa moja na nusu. Tulikuja na maamuzi ambayo hakuna aliyeyapinga na kuyaacha nayo. Kisha, ukaja mkutano wetu uliofuata, matoleo mawili kati ya hayo manne yalitolewa tena. Watu walikuwa hawajaelewa walichokuwa wanakubaliana nacho. Tulitumia muda mrefu kujadili jinsi ya kushughulikia masuala hayo, ambayo mengi yangeepukika ikiwa hatungengojea yaishe. Baada ya saa sita tuliamua kuacha toleo moja, kwa kuwa lingefaa kwa siku mbili zaidi hata kama tungetunga sera mpya. Kwa suala la pili tulikuja na sera ambayo ilikuwa sawa na ile yetu ya awali, lakini sasa kila mtu alielewa na kukubaliana nayo. Mkutano huo ulikuwa mfano bora zaidi wa mchakato wa Quaker, na makarani waliweza kuamini kwamba mchakato huu utafanya kazi. Waliamua kulipitia kwa ukamilifu badala ya kufurahishwa na uamuzi wa haraka. Baadhi ya vipengee vinaweza kuwa vimetolewa kwa muda mrefu zaidi kuliko lazima, lakini hili halikuwa tatizo kubwa.
Wakati wa mkutano wa pili, wazo lilipita akilini mwangu kwamba makarani wangeweza kufaidika kwa kujua kwamba kuna mtu alikuwa na imani nao na mchakato waliokuwa wakiongoza, kwa hiyo niliamua kujaribu kuonyesha msaada wangu. Wakikumbuka mipango ya kuketi ya mkutano wa kwanza, na makarani wakiwa wameinuliwa wakati mmoja kwenye duara kubwa sana, waliamua kubadili mambo ili watu waweze kusikia vizuri na kuwa karibu zaidi. Sasa tulikuwa tumeketi katika muundo wa ukumbi wa mihadhara, kila mtu akitazama meza ya karani. Upungufu mmoja wa mpango huu ulikuwa kwamba uliacha kama futi kumi kati ya meza ya karani na mahali ambapo mtu mwingine yeyote alikuwa ameketi, na kujenga hisia kwamba makarani walikuwa na hadhi ya juu kuliko wengine. Niliamua kukaa mbele kabisa, karibu na makarani ili waweze kutambua uwepo wangu. Katika mkutano wote niliwaonyesha kwamba nilikuwa nikizingatia mchakato huo na ninafurahi nao katika jukumu lao. Baada ya mkutano, baadhi ya makarani kadhaa walinieleza kwamba ilikuwa muhimu kunionyesha kwamba ninawajali na mchakato huo.
Usiku wa manane ilitubidi tutoke nje ya chumba kile na kuingia kwenye moja ya vyumba vya kupumzika kwenye bweni letu, na niliamua kuketi na marafiki wengine nyuma zaidi. Katika nafasi yetu mpya, hatukuwa na njia ya kuwa na kila mtu kuona makarani au kila mmoja. Kujaribu kufanya mkutano wa ibada kwa kuhangaikia biashara katika eneo hilo kulinifanya nithamini usanidi wa nyumba zetu za mikutano.
Katika miaka michache iliyopita, Friends General Conference imetuma wanafunzi sita wa shule ya upili kwa warsha ya ukarani kila mwaka ili kujifunza mambo ya msingi. Nadhani hii ni hatua nzuri ya kufikiria juu ya uongozi mchanga na mpya katika jamii za Quaker. Nilipata fursa ya kushiriki katika warsha hii mnamo Novemba 2001. Ilikuwa uzoefu mzuri kujifunza kutoka kwa mtu ambaye ametumia muda mrefu kama karani, na pia kufikiria pamoja kuhusu kuwa makarani wapya katika jumuiya ya Quaker. Ilifaa pia kutumia wakati na makarani wengine wa Mpango wa Shule ya Upili kwa mwaka ujao, ili tufahamiane na kufikiria juu ya mchakato wetu.
Katika Mkutano wa FGC wa 2002 nilikuwa mmoja wa makarani wawili wasimamizi wa mkutano wa biashara wa Shule ya Upili. Haikuwa kamilifu. Sijawahi kujua mkutano ambao haujakamilika, jambo la kufikiria wakati ujao, au ambapo kila mtu kwenye kikundi anahisi kuwa ulikuwa mchakato mzuri na kwamba masuala yote yalishughulikiwa vyema. Kwa kuzingatia hilo, nadhani tulifanya kazi nzuri sana. Mimi na karani mwenzangu tumekuwa kwenye warsha ya ukarani pamoja na kuwasiliana tangu wakati huo, kwa hiyo tulianza na uhusiano mzuri, na uhusiano huo ulikua kwa wiki. Pia sote wawili tulikuwa kwenye programu kwa muda wa kutosha kwamba tulikuwa na hisia nzuri ya jamii.
Mojawapo ya sehemu zenye matokeo zaidi ya mkutano wetu ilikuwa mazungumzo yetu kuhusu kuvuta sigara. Baada ya maoni matano mafupi, ilionekana kana kwamba tunakubaliana na sera ya sasa na tuko tayari kuendelea. Karani mwenzangu aliona kwamba jambo hilo lilikuwa likitukia, akakumbusha mkutano jinsi ulivyomalizika mwaka mmoja uliopita, na akawauliza watu watoe mawazo yao ikiwa walikuwa na wasiwasi wowote. Hii ilisababisha ufafanuzi mzuri wa kile dakika ilikuwa ikisema. Ingawa hakukuwa na uamuzi mpya, ilikuwa nafasi ya kujenga jumuiya. Lilikuwa somo kuhusu historia ya uvutaji sigara katika jamii yetu na nafasi kwa watu kufikiria jinsi hii inavyohusiana na kikundi chetu mwaka huu.
Ingawa hakukuwa na nyakati maalum nilipokumbuka somo mahususi kutoka kwa warsha ya ukarani ambayo nilikuwa nimehudhuria, ninahisi kwamba kiasi kikubwa cha ujuzi niliotumia ulitoka kwa yale niliyojifunza wikendi hiyo. Warsha ilinipa sio tu habari mpya, lakini pia fursa wazi ya kufikiria na Marafiki wengine wenye uzoefu na wapya juu ya jinsi ya kuendesha mkutano vizuri. Pamoja na hayo, uzoefu wangu uliosalia, na vipaji vya karani mwenzangu, nadhani tulishirikiana vyema kuendesha mikutano mizuri.
Ninaona umuhimu wa kuwasaidia vijana kujifunza mchakato huu kwa kina kabla ya kuwatuma kwa karani wa mikutano ya kibiashara ya Vijana wa Marafiki. Katika uzoefu wangu wote wa ukarani, kumekuwa na watu wazima wachache muhimu ambao walikuwa makarani hapo awali na sasa wanafanya kazi na vijana. Ninahisi kuwa jumuiya ya FGC imefanya kazi nzuri sana ya kufundisha na kuwashauri vijana makarani, na ninatumai wanaendelea kufanya kazi hii muhimu.
