Kuanzia 1975 hadi 1994 kulikuwa na miaka miwili pekee ambapo sikuhusika katika aina fulani ya jukumu la ukarani kwenye vikao vya Mkutano wa Kila Mwaka wa Philadelphia. (Mkono uliovunjika ulichangia moja ya miaka iliyokosekana; kuwa nje ya nchi, kwa ajili ya nyingine.) Karani wa kurekodi kwa miaka mingi, karani mbadala kwa mwaka mmoja, karani msimamizi kwa miaka mitatu, na kurudi kwa karani wa kurekodi, nimekuwa na pendeleo la kurekodi maamuzi na mijadala, nikieleza maana ya mkutano huo kwa sehemu ya kipekee na ya kuhisi mchakato wa mambo muhimu, na wa ajabu. Pia nimetumikia kama karani wa mkutano wa kila mwezi, mkutano wa robo mwaka, na baadhi ya kamati. Ninakubali kwa urahisi kuwa mimi ni wa kundi la tatu katika uainishaji wa ucheshi wa Marafiki kama ”haki ya kuzaliwa, kusadikishwa, na kusadikishwa kupita kiasi.”
Lakini nini maana ya kuwa karani? Maswali niliyouliza katika mistari hiyo ya aya, iliyoandikwa wakati wa mkusanyiko wa makarani wa mikutano ya kila mwaka miaka kadhaa iliyopita, bado yako pamoja nami. Ingawa warsha kuhusu ukarani zinaweza kusaidia, thamani yake kubwa pengine ipo katika kushirikishana wasiwasi na ushauri na washiriki. Hakika ninapotazama maandishi yangu kutoka kwa mikusanyiko kama hii, sio mfumo wa kimfumo bali ni gem ya hapa na pale ambayo imekaa nami: ”Amini kwamba kila mtu anaweza kuwa na jambo la maana la kusema”; ”Kuinua nyusi na karani kunaweza kuwaathiri walio kwenye mkutano”; ”Tunafanya makosa zaidi tunapoharakisha kuliko wakati mwingine wowote.”
Katika Kongamano la Ulimwengu la Marafiki lililofanywa katika Uholanzi mwaka wa 1991, kikundi cha kupendezwa, ambacho washiriki wake walitoka New Zealand, London, Japan, Uholanzi, Ubelgiji-Luxembourg, na Marekani, walikusanyika ili kujadili kazi ya karani. Kilichoanza kama kipindi ambacho hakijapangwa kilibadilika na kuwa ushiriki wa mawazo na maswali ambayo yalidumu kwa karibu saa mbili. Hakukuwa na maagizo, lakini kulikuwa na miongozo ambayo ilionekana kujitokeza.
Ingawa nikitambua kwamba makarani lazima watumie rasilimali na haiba zao za kipekee, ningejumuisha katika orodha yangu fupi ya mahitaji ya utayarishaji wa ukarani, usawaziko, uwezo wa kusikiliza, na hali ya ucheshi.
Maandalizi yanamaanisha zaidi ya kuweka ajenda. Karani anapaswa kufahamishwa vyema kuhusu vitu vinavyopaswa kuzingatiwa. Kuwa na taarifa za kutosha kunaweza kuhusisha kuhudhuria vikao vya kamati ambapo kipengele kinazingatiwa kwanza.
Kujadiliana mapema na mtu anayewasilisha wasilisho ni jambo linalohitajiwa. Kusoma nyaraka muhimu au dakika za majadiliano ya zamani inaweza kuwa muhimu. Kama vile darasa linavyoweza kuhisi kiwango cha maandalizi ya mwalimu, mkutano unaweza kutambua uthibitisho wa maandalizi ya karani na unaweza kuhisi kuhakikishiwa. Karani ahakikishe kwamba mkutano unajua hasa ni nini kinaombwa kuamua na nini matokeo ya uamuzi huo. Baada ya uamuzi kufikiwa, karani anapaswa kuwa na uhakika kwamba imeandikwa kwa usahihi na kwamba mkutano unasikiliza na kuidhinisha dakika hiyo.
Katika hatua hii, ninaweza kufikiria itikio la karani wa mkutano mdogo wa kila mwezi, ambao mikutano yake ya biashara kwa kawaida huhusisha tu ripoti za kamati au masuala mengine ya kawaida. Tayari? Tayari kwa ajili ya nini? Hata mkutano mdogo kabisa unaweza kuwa na kikao ambacho hisia hupanda, na uwezo wa karani basi ni wa muhimu sana. Labda kuwa tayari kwa zisizotarajiwa ni sehemu ya mahitaji ya maandalizi.
Lengo na uwezo wa kusikiliza vinahusiana lakini havifanani. Lengo ni la umuhimu mkubwa wakati mkutano unashughulikia suala lenye utata. Ikiwa makarani wanahusika kihisia kiasi cha kutaka mkutano kufikia uamuzi fulani, wanahitaji kujikumbusha kwamba hawapaswi kuelekeza, bali wanapaswa kuwa wazi kwa mapenzi ya Mungu kama yanavyofunuliwa kwenye mkutano. Ni kwa uwazi huu tu ndipo wataweza kutambua wakati maana ya mkutano imefikiwa.
Lengo (au, ukipenda, kutengana) huwezesha usikilizaji sahihi. Kama tunavyojua kutoka kwa hali zingine katika maisha yetu, kusikia kile mtu anasema ni ngumu sana; tunapotarajia matokeo fulani katika majadiliano, kiwango cha ugumu huongezeka. Karani anayefaa zaidi ni yule anayeweza kuacha kwa muda kuwa na maoni yoyote kuhusu jambo linalozingatiwa. Uwezo wa kusikiliza ni hitaji la lazima katika mambo ya kawaida na vile vile muhimu. Karani wa mkutano wa kila mwezi lazima wakati mwingine ”asikilize kati ya mistari,” ili kutambua kwamba kinachoonekana kuwa swali rahisi au maoni kinaweza kuwa na kiwango kingine cha maana. Kujibu swali ambalo halijaulizwa wakati mwingine kunaweza kuzuia kutoridhika baadaye.
Kwa nini hali ya ucheshi ijumuishwe kama hitaji, na karani anaonyeshaje kuwa na sifa hii? Kwa hakika si kwa kutupa mjengo mmoja au kwa udhihirisho mwingine wa dhahiri. Nafikiria makala ya zamani ya jarida ambayo kichwa chake kilikuwa ”Kuwa Mzito Sio Kuadhimishwa.” Ndiyo, ni kazi nzito tunayoifanya tunapokusanyika, lakini hatupaswi kujichukulia kwa uzito sana tunapoifanya. Haijalishi tumejipanga vizuri kiasi gani, tunaweza kupata vikengeushi, kucheleweshwa, kukatizwa kwa aina mbalimbali. Mwishoni mwa mkutano tunaweza kuwa hatujatimiza kile tulichofikiri tungefanya, lakini ulimwengu hautaisha kwa sababu mkutano mmoja haukupata dakika kadhaa zilizowekwa vizuri. Labda katika mkutano unaofuata mshiriki aliyezungumza kwa urefu huo hatahisi kulazimishwa kurudia mambo ambayo tayari yametolewa. Labda hotuba ndefu iliyotabiriwa inayofuata ”Nasita kuongea tena” haitatokea. Kama GK Chesterton alivyoandika, ”Malaika wanaweza kuruka kwa sababu wanajichukulia kirahisi.” Tunaweza kufanya vyema kuwaiga.
Labda wengi wetu tunakubali kwamba makarani wana jukumu la kuelimisha mikutano yao kwa njia za Marafiki. Wakati fulani elimu hiyo inaweza kuchukua namna ya habari au maelezo ya moja kwa moja, labda kuhusu mambo ya bajeti au uhusiano wa mkutano wa kila mwezi na mkutano wa kila mwaka. Wakati mwingine inaweza kufanywa vizuri zaidi kwa njia isiyo ya moja kwa moja. Kiasi cha barua ambacho makarani hupokea kinaweza kutumika kwa manufaa. Badala ya kuhisi kulemewa, karani mwenye ufanisi, baada ya kuchanganua taarifa za makongamano, warsha, na mambo mengine, anaweza kuzipitisha kwa karani wa kamati au kwa mtu binafsi ambaye atapendezwa. Baada ya yote, barua hazikusudiwa kwa karani kibinafsi. Yeye ndiye chombo ambacho habari au wasiwasi hupitishwa kwenye mkutano kwa ujumla. Ufuatiliaji wa mahudhurio ya makongamano kwa njia ya ripoti kwenye mkutano unaweza kuboresha mkutano kwa ujumla na unaweza kukuza uongozi wa siku zijazo wakati wa kuchukua nafasi ya karani wa sasa utakapofika.
Wazo moja la mwisho gumu: Ikiwa wewe ni karani, usiwahi kuanguka katika mtego wa kujiona kuwa wa maana. Ukiombwa uendelee kuhudumu kama karani, inaweza kuwa ishara ya idhini ya mkutano ya utendakazi wako. Kwa upande mwingine, inaweza kumaanisha kuwa kila mtu amekataa kwa kamati ya uteuzi!
—————————-
Haya ni maandishi ambayo hayajarekebishwa ya makala ambayo yalitokea katika toleo la Aprili 1999 la Friends Journal.
