F au mimi, hatua ya kwanza katika nyanja zote za maisha, ikijumuisha kurekodi kumbukumbu za mkutano, ni mazoezi ya kibinafsi ya ufahamu wa Roho. Ninaweza kufanya mazoezi ya kunyamaza inapobidi ningojee kwenye taa ya kusimama, au ninapotembea kwenye ukumbi kuelekea kwenye mkutano mwingine. Ni rahisi kama vile kulegeza mabega yangu na kuteleza katika muda wa ukimya. Ninaweza kusoma mistari michache ya kalenda ya kiroho au kitabu; Ninaweza kuota katika vivuli vyema vya muda mrefu vya jua linalochomoza au linalotua; Ninaweza kurekodi shukrani za siku. Kadiri ninavyofanya mazoezi ya ukimya wa ndani, ndivyo ninavyokuwa tayari kwa kazi yoyote.
Bill Taber alikuwa mhudumu aliyeachiliwa kwa muda mrefu katika Mkutano wa Kila Mwaka wa Ohio na mwalimu mashuhuri na mlezi wa kiroho wa Waquaker wa mitindo mbalimbali ya kitheolojia. Alipendekeza kwamba baada ya muda, tunapofanya ibada ya kimya peke yetu na wengine, tutajifunza kuhamia katika ”hali iliyobadilishwa ya fahamu” tunapoingia kwenye mkutano wa ibada kwa ajili ya biashara. Tutavaa ”furaha” tunapokusanyika pamoja katika jumuiya, kisha tutahamia hatua kwa hatua kwenye ”uhakikisho”: ”Ni kana kwamba tunaingia kwenye mkondo, ambao ninapenda kuuita Mkondo wa Mchakato wa Quaker, ambao ni halisi kama kuingia kwenye mkondo wa maji.” Taber, kama ilivyonukuliwa katika
Kwa hivyo: Kwanza ni mazoezi ya kila siku. Pili ni furaha ya kukusanyika. Tatu ni nia yetu ya kuwa waaminifu. Kila mshiriki katika mkutano wa ibada akiwa na wasiwasi wa biashara ni sehemu ya matokeo ya jumla, hata kama yuko kimya, kwa maana sisi sote ni sehemu ya ”Mkondo” unaotajwa na Taber. Kila mshiriki anawajibika kwa kiasi fulani kwa ubora wa utambuzi, karani, na kurekodi.
Karibu kila mtu anaweza kuwa karani au karani wa kurekodi wakati fulani. Hakika, isipokuwa kuna hali maalum, kila mtu anapaswa kujaribu kila jukumu wakati fulani, ikiwezekana kuanzia katika mkutano wa kamati. Huku si kuzidharau kamati. Kamati hufanya kazi nyingi za mkutano mzima na mikutano yao inapaswa kufanywa kwa uangalifu sawa na shughuli za mkutano wote. Kadiri kamati zinavyotimiza wajibu wao vyema, ndivyo kamati zinavyofaa zaidi kwa jumuiya ya waabudu. Kwa kuongezea, kamati zinaweza kuwa mahali pa kusaidia kujifunza na kufanya mazoezi ya njia ambazo Marafiki wanaweza kushiriki katika mikutano ya kina zaidi.
N kwa sehemu ya biashara ya kurekodi: Kwanza ni maandalizi. Karani wa kurekodi anapaswa kujua fomu ambayo kumbukumbu zinapaswa kuchukua kwa mkutano. Dakika za awali zitaonyesha jinsi mahali, tarehe, saa, jina la kamati, na nyenzo nyingine yoyote ya kichwa inashughulikiwa. Pia wataonyesha mtindo ambao dakika zinahesabiwa. Katika mkutano rahisi wa kamati, muhtasari unaweza kuhesabiwa 1, 2, 3, n.k. Mikutano ya robo, kikanda, na mikubwa ina njia zao za kuhesabu, mara nyingi mwaka, mwezi, siku, kama vile 2011.1.15 au 201101-15. Hii hurahisisha marejeleo na kuorodhesha. Ikiwa una shaka, tumia nambari rahisi. Inaweza kubadilishwa baada ya mkutano.
Kinasa sauti kinaweza kuja kikiwa na karatasi ya fomu za sentensi za kawaida kwa dakika fulani, kama vile za kuomba uanachama, uwazi wa ndoa, kupokea ripoti, na kadhalika. Miundo kama hiyo inaweza kupatikana katika dakika za zamani au katika vijitabu. Kijitabu kizuri kinapatikana katika ”Furaha Isiyotarajiwa”: Serving a Friends Meeting as Recording Clerk , na Damon D. Hickey. Mikutano mingi ya kila mwaka huwa na chapa inayohusu kurekodi. Mikutano ya mtaani inaweza kubadili maelekezo hayo. Hii inahimiza uthabiti wenye tija kati ya mikutano inayohusiana. Vyovyote vile, kila mara njoo ukiwa umejitayarisha kurekodi na nakala ya dakika zilizotangulia na nakala ya Imani na Mazoezi na uzitumie mara kwa mara kabla, baada, na hata wakati wa mikutano inapohitajika. Ikiwa sehemu katika Imani na Mazoezi ambayo kinasa sauti inahitaji haiko wazi, kinasa anaweza kuripoti hilo kwenye mkutano wa kila mwaka kwa ajili ya masahihisho ya baadaye.
Mara nyingi, lakini wakati mwingine lazima, kinasa huteuliwa kwenye mkutano. Kisha kinasa kinahitaji kuandika vitu vyote muhimu kama hivyo vinavyopatikana katika vichwa kwa njia nadhifu. Iwapo ajenda haijatangazwa, inafaa kumwomba karani aieleze kwa mdomo, na kuiandika kwa matumizi ya baadaye. Hii pia huwasaidia washiriki kuelewa ajenda na inaweza kumsaidia karani kuagiza mambo kwa njia inayofaa.
Katika mkutano wa kibiashara uliopangwa vizuri, ajenda imesambazwa, ikijumuisha majina rasmi yanayofaa ya watu ambao watatambulisha mada na, inapofaa, mkutano wa mtu huyo (na/au mkutano wa kila mwaka au ushirika mwingine wa shirika). Majina mengine yoyote maalum, pamoja na mahali na tarehe, yanapaswa kuandikwa na kukabidhiwa kwa karani na/au karani wa kurekodi. Ikiwa haya yameandikwa kabla ya wakati, rekodi zote zinazopendekezwa za majina na tahajia zote sahihi ziko mkononi. Ikiwa majina hayapatikani kwa urahisi, kinasa sauti anapaswa kumuuliza karani athibitishe jina na mkutano wa mzungumzaji na kufafanua tahajia. Ikiwa mtu yeyote anataka kuharakisha hili, ninapendekeza kwamba kinasa sauti kijibu kwa furaha kwamba ni muhimu kuwa sahihi katika dakika. Inashawishi kutaka kusubiri na kujaza majina, mahali, au tarehe baadaye; Sipendekezi. Baada ya mkutano, mara nyingi mtu huyo ametoweka; hakuna anayejua kutamka jina au anayejua haswa jina la kamati au shirika linalowakilishwa. Pia, kuomba kwa utulivu uwazi na usahihi huwakumbusha washiriki njia iliyopimwa na ya kufikiria ambayo mkutano unafanywa. Pia inawakumbusha kwa upole washiriki kufanya kazi zao za nyumbani kabla ya muda.
Ikiwa barua, dakika ya ukumbusho, au kifungu cha kiroho kinasomwa, inapaswa kukabidhiwa kwa karani wa kurekodi mara tu baada ya kusomwa ili kuingizwa katika dakika. Inaweza kuambatanishwa na dakika na pia kuandikwa kwa dakika fupi kama kauli moja au mbili za muhtasari, manukuu, au maelezo yanayofaa. Orodha za uteuzi, ripoti za waweka hazina, na kadhalika, zinaweza pia kushughulikiwa kwa njia hii.
Ripoti za shughuli za kamati na kamati kwa kawaida hufupishwa kwa dakika. Ni bora ikiwa mtu katika kamati amewasilisha kwa karani wa kurekodi nakala ya ripoti kabla ya mkutano, au angalau, mwanzoni au mwishoni mwa uwasilishaji. Ripoti inaweza kuchukua maisha yake yenyewe ikiwa kwenye sakafu, lakini taarifa iliyoandikwa itamsaidia anayerekodi kubainisha dhamira ya ripoti hiyo na kutoa maelezo mahususi. Ikiwa ni ripoti rasmi, nakala imeambatishwa kwa dakika. Karani wa kurekodi bado anapaswa kufanya muhtasari wa ripoti na mapokezi yake kwa sentensi chache katika dakika. Pia, hatua yoyote iliyoidhinishwa na baraza lazima iwe kama dakika (yaani, kama kumbukumbu ya uamuzi wa mkutano).
Ikiwa kamati ina dakika ya kupendekeza, nakala yake inapaswa kukabidhiwa kwa karani wa kurekodi, ingawa dakika hiyo inarekodiwa kwa dakika tu kama inavyoidhinishwa. Jina la mtangazaji mkuu, na mengine yoyote kama yanafaa, yanarekodiwa. Majina ya watu wanaozungumza na ripoti kutoka kwenye sakafu ya mkutano hayajarekodiwa.
Kuna sababu nzuri ya kutorekodi majina wakati wa majadiliano yoyote. Roho anaweza kufanya kazi kwa yeyote kati yetu kama mtu binafsi au juu yetu kama mwili wakati au baada ya majadiliano, ili baadaye katika majadiliano, au wakati mwingine tunapokusanyika, tuwe mahali tofauti. Pia, ingawa tunasikiliza hekima ya Marafiki wengine, hatimaye tunatafuta uongozi wa Roho, si kwa nafasi ya mtu fulani.
Desturi ambayo imeshikashika ya kuteua ”wachukua-madokezo” mmoja au zaidi kwenye kikao cha nafaka au majadiliano inaonekana kuwa si ushauri kwangu. Sio tu kwamba washiriki wanaweza kubadili mawazo yao baada ya kusikia wengine bali mkutano wenyewe unaweza kuongozwa kwenye ufahamu mpya kabisa kupitia maombi na subira kati ya mkutano mmoja na mwingine. Kujaribu kumshika Roho tunapofanya kazi kunaweza kuwa kama kukamata ndege kwenye bawa; ndege, basi, hawezi kuruka bure. Ninapenda kuamini kwamba tutainuka kutoka katika mkutano mmoja tukiwa tumemshika Roho nyuma ya maneno na kuomba na kutafakari njia yetu kuelekea kwenye mkutano unaofuata ambapo Roho, akiwa ameruka kwa uhuru, anaweza kuja kati yetu tena kwa upole.
Ikiwa dakika ”imewekwa juu” (si lazima iwe ”kitu kibaya”; kwa hakika, inaweza kuwa jambo sahihi kufanya kwa sasa), karani wa kurekodi anaweza kujumuisha kwa rekodi mambo makuu ya makubaliano na/au kusita (”kuacha”) au kutokubaliana. Iwapo kuna hatua ya kuchukuliwa kabla ya mkutano unaofuata—ikiwa dakika itapitishwa au kupigwa kupitia mchakato (labda taarifa zaidi inahitajika, labda mkutano ulioitishwa kwa madhumuni ya kuzungumza na dakika unahitajika)—karani wa kurekodi anapaswa kueleza wazi hatua hiyo na majina ya kamati au watu binafsi waliohusika kama ilivyoidhinishwa na baraza hilo. Tarehe zozote zinazofaa au maelezo mengine yanapaswa kujumuishwa katika dakika.
Dakika hurekodi vitendo vya mkutano. ”Kuweka juu” na maelekezo ya kusonga mbele ni kitendo na lazima kiidhinishwe na baraza hilo, ingawa baraza linaweza kurejesha suala kwa kamati na kuiruhusu iamue kuhusu mchakato kabla ya kuletwa upya. Kisha, karani wa kurekodi hujumuisha tu katika dakika ambayo kamati iliombwa kutafakari tena dakika (labda ”kwa uangalifu maalum kwa ___ ——–”).
Majadiliano kwa ujumla hayarekodiwi isipokuwa labda kwa muhtasari wa maoni ya jumla yaliyotolewa, au wakati mwingine kuonyesha ladha ya majadiliano. Ikiwa uamuzi ulikuwa mgumu, dakika inaweza kusoma ”baada ya majadiliano mengi” au ”baada ya kutafuta sana,” au ”baada ya kuzingatia _______ na ________, shirika liliidhinisha _______.” Katika hali nadra, majina ya wanachama huwekwa katika dakika kama watachagua ”kusimama kando” lakini wanaomba majina yao yaandikwe kama wakifanya hivyo. Hii ni hatua kubwa na inapaswa kuzingatiwa kwa uangalifu na wale wanaoifanya. Hatua hiyo, pamoja na “kusimama njiani,” inaweza kuchukuliwa kuwa mada ya mazungumzo ya huduma na ushauri.
Kwa muhtasari, dakika inapaswa kujumuisha, kama inavyofaa:
- idhini
- msaada bila idhini
- rufaa kwa kamati
- kuahirishwa na hatua zinazostahili kuchukuliwa baada ya kumalizika kwa mkutano huo
- kukataliwa
Majina ya wanachama walioshtakiwa kwa hatua ya kuchukuliwa baada ya mkutano (iwe dakika imeidhinishwa au la) yanapaswa kurekodiwa kwa maagizo yanayofaa (au ”malipo,” kama inavyoitwa wakati mwingine). Karani anapaswa kusema haya yote kwa uwazi, na yaandikwe kwenye kumbukumbu na kuidhinishwa na mkutano.
Kuna mazoezi ya jadi ya ”dakika za mazoezi,” wakati mwingine huitwa ”dakika za mchakato.” Katika warsha ya ukarani huko Pendle Hill mwaka wa 1997, Judy Wiegand aliwasilisha dakika kama ”muhtasari mfupi” wa suala ambalo mkutano hautasuluhisha kwa wakati huu. Badala ya kuacha kutaja suala na mazungumzo kwa sababu hakutakuwa na dakika ya uamuzi, mkutano unaweza kuchagua kuweka dakika ya zoezi katika dakika. Mwanachama yeyote anaweza kuuliza dakika kama hiyo. Inapaswa kutaja suala na anuwai ya majibu kwake kwa maneno yasiyoegemea upande wowote. Huupa mkutano rekodi ya suala hilo, tarehe ambayo lilijadiliwa, na mbinu au pingamizi mbalimbali kulihusu. Tunapaswa kukumbuka daima kwamba tunajaribu kufanya maamuzi katika mkutano wa biashara si kulingana na uwezo wetu wenyewe au kwa umuhimu wowote. Badala yake tuko tayari kukubali chochote ambacho Roho hutupa katika kutuongoza kwenye hatua inayowezekana, au kutotenda kwa wakati huo. Ikiwa suala litatokea katika siku zijazo, dakika inaweza kuwa muhimu. Mkutano huidhinisha dakika ya ”dakika ya mazoezi” au ”mchakato” kama tu inavyofanya dakika zingine.
Muhtasari wa mkutano unapaswa kusomwa na kuidhinishwa kila moja imeandikwa. Hii ni muhimu zaidi kuliko marafiki wengi wanavyofikiria. Iwapo kuna mambo kadhaa ya biashara yanayoweza kurekodiwa kwa ufupi, kama vile ibada ya ufunguzi, utangulizi machache wa wageni, na kupokea ripoti ya mweka hazina, karani wa kurekodi anapaswa, kwa maelekezo ya karani, asome zile zilizo katika kikundi ili baraza liidhinishe. (Kama karani hatauliza, inafaa kwa karani wa kurekodi kuomba zisomwe. Uwekaji karani unafanywa kama timu, ingawa majukumu hayapaswi kuchanganyikiwa.) Katika uzoefu wangu, baada ya kuhudhuria mikutano kote Marekani, kusoma na kuidhinisha dakika zinavyoandikwa—ikiwezekana moja baada ya nyingine isipokuwa kwa zile chache za kawaida, zinazoitwa “dakika za rekodi”—huongoza kwenye maana kubwa ya ibada—huongoza kwenye maana kubwa ya ibada. Mkutano utasonga kwa kasi ya uthabiti zaidi, ilhali utafikia tamati yake punde tu na kwa utaratibu mzuri zaidi kuliko mkutano ambapo washiriki hukimbilia kwenye kipengele kinachofuata cha biashara kabla ya kusikia kile ambacho wametoka kuamua. Watu hao wanaoshiriki wanaweza kurekebisha mitazamo potofu kwa sasa. Sisi sote hujifunza kusikiliza vizuri zaidi na tunaweza pia kujifunza kuzungumza kwa kufikiria zaidi na kwa uhakika.
Baada ya shughuli yoyote ndefu na pengine ngumu, karani wa kurekodi anaweza kuhitaji muda wa kimya kuweka dakika katika hali inayosomeka. Huu ni wakati mwafaka kwa mkutano kutulia katika ibada. Mikutano ya biashara inayoangaziwa na ibada hiyo inathawabisha. Karani wa kurekodi anaweza kupata msaada kumwomba karani au Marafiki waliokusanyika kwa usaidizi wa maneno. Msaada kama huo unapaswa kutolewa kwa maneno machache, na mwili unapaswa kutulia tena kwenye ibada, ukimshikilia karani wa kurekodi katika Ukimya wakati kazi inakamilika. Karani wa kurekodi anahitaji tu kuandika dakika kwa njia iliyo wazi na inayosomeka kwa wakati huu. Mambo madogo ya sarufi, tahajia, na mtindo, na hata makosa madogo hayawezi tu, lakini yanapaswa kurekebishwa baadaye. Inafaa kuliambia shirika kuwa kinasa sauti kitafanya hivyo baada ya mkutano.
Dakika ya mwisho inarekodi kufungwa kwa mkutano kwa ukimya. Mara nyingi haijaidhinishwa; hata hivyo, popote nilipochukua dakika, kurekodiwa kwa ukimya wa mwisho, kuashiria utimilifu wa mkutano na kuendelea kutekeleza maagizo ya mwili, huhitimisha dakika. Kama hitimisho la ibada rasmi ya mkutano wowote wa biashara, inatukumbusha kwamba maamuzi ya mkutano huona jambo kubwa kuliko maoni yetu ya pamoja.
Muda utahitajika ili kuthibitisha na kuwasilisha dakika haraka iwezekanavyo. Jua utaratibu maalum katika kamati au mkutano ambapo unachukua dakika. Jua ni nani anayesaidia kuthibitisha dakika, ni nani lazima aziidhinishe kama zimethibitishwa, ni nani anaandika nakala ya mwisho (kawaida karani wa kurekodi), na jinsi zinavyowasilishwa: wapi, na nani, kwa tarehe gani. Pia, hakikisha kuwa kuna mchakato wa kuweka kumbukumbu mara kwa mara. Kuwa sahihi katika hatua hizi kama katika zingine zote, hata ikiwa mwanzoni hii ni changamoto.
Ni vizuri kukumbuka kwamba katika baadhi ya matukio, dakika zitachukuliwa kama hati za kisheria. Ni rekodi rasmi za shirika. Pia, ni vizuri kukumbuka kwamba Jumuiya ya Kidini ya Marafiki ina sifa ya kihistoria kwa kumbukumbu zake zilizohifadhiwa vizuri. Watu hututarajia tuwe wanyoofu na sawasawa kama sisi wanadamu wanaopapasa tunavyoweza kuwa wakati wowote. Ni sehemu ya ushuhuda wetu kuhusu kutokula viapo; inawakilisha ukweli wetu: ”Huu ndio mkutano jinsi ulivyotokea-kweli ambazo Marafiki walizipata.”
Natarajia kwamba wengi wetu ambao tumerekodi kwa mikutano ya kila mwaka tutakumbuka sauti ya kinasa sauti moja au zaidi ambao wametuonya kuhusu wajibu wetu kwa mababu zetu na vizazi vyetu! Wengi wetu tunayo sauti ya mtu kama Elizabeth Moger, mtunza rekodi bora kwa muda mrefu kwa Mkutano wa Kila Mwaka wa New York, katika vichwa vyetu ili kutuweka kwenye njia ya Quakerly: ”Sema tu mwili umeidhinishwa; hakuna kitu kingine kinachohitajika.” Mtu yeyote mpya katika kurekodi anaweza kukumbushwa: ”Hatuwashukuru watu. Kila mtu anashiriki, anafanya chochote anachoweza. Tunaweza kutambua; hatuwezi. Lakini wote wanachangia zawadi zao.” Chini ya uso uliokunjamana, kinasa sauti hujiuliza, ”Je, ninaweza kukumbuka tahadhari hizi zote? Labda sivyo, lakini watu watanikumbusha tena.” Anatabasamu na kuendelea.
Makarani wa kurekodi wanaweza kuwa wabunifu, wastaarabu, au wasomi, lakini kila mmoja analeta noti fulani ya neema kwenye mchakato wa kuandika dakika. Hakuna aliye na njia pekee ya kurekodi. Moyo wa kuandika dakika nzuri, bila kujali mtindo wa kinasa, ni kutoa akaunti ya kudumu ya ushuhuda wa Marafiki katika mkutano wowote.
