Haya hapa ni mawazo yangu kwa karani mpya. Utakuwa na njia yako mwenyewe ya kufanya mambo, na zitakuwa njia za ajabu, lakini nilifikiri labda ungependa kuona katika sehemu moja mawazo yangu kuhusu jinsi ya kufanya kazi kwa ufanisi.
Kuombea mkutano. Ijapokuwa Waquaker wenye usawa wanaweza kufikiri kuwa wao, wana mwelekeo wa kumtazama karani wao kwa uongozi wa kiroho. Ushauri bora ninaoweza kutoa ni kuomba kwa ajili ya mkutano, kila siku, kwa njia yoyote unayoongozwa kufanya. Ninaombea kila mtu kwa jina, na inanifanyia kazi, wakati mwingine kwa njia za kushangaza, wakati mwingine kwa njia za kawaida kabisa. Wakati wowote mgeni anapokuja, mimi huongeza majina yao kwenye orodha ya maombi, iwe nitawaona tena au nisiwaone. Kwa hivyo mimi husahau jina mara chache. Hivi majuzi mwanamke alionekana katika ibada. Ilikuwa ni ziara yake ya pili, baada ya pengo la miezi sita. Nilimpa mkono na kumuita kwa jina. Alishangaa—na akaja tena, wiki chache baadaye. Hiyo ni mojawapo ya njia za kawaida za kuwaombea Marafiki kwa majina inasaidia.
Weka kalamu na karatasi karibu wakati wa maombi. Kwa hiyo mara nyingi katikati ya maombi ya mkutano, mimi hupewa kazi ya kufanya. Ninaiandika, na kuendelea na maombi yangu.
Kuomba kwa ajili ya ubora wa ibada yetu – kila siku, si tu Jumapili asubuhi. Wakati fulani hii ina maana kwamba ninazungumza katika ibada; wakati mwingine inamaanisha wengine wanazungumza. Pia, nyakati fulani tunakuwa na mkutano wa kimya kabisa, lakini nitahisi baadaye kwamba umekuwa mkutano mzuri sana kwa kila mtu aliyehudhuria. Rafiki mwingine nami tunakutana karibu saa moja kabla ya ibada ili kufanya mkutano katika maombi. Sioni kazi ngumu kusali kwa ajili ya mkutano wakati wa ibada, kwa sababu sikuzote mimi huondoka nikihisi nimebarikiwa sawa na wale ambao nimekuwa nikiwaombea. Si tendo la kujitolea, kwa maneno mengine, kuomba kwa ajili ya mkutano. Nimeshauriwa nijijumuishe katika sala za kukutana, na kwa kuangalia athari juu yangu, mkutano unabarikiwa.
Nimegundua kuwa kuwa karani kunaonekana kuongeza idadi ya mara ninazungumza katika ibada. Hilo linaweza kuwa la kipekee kwangu, lakini ninapendekeza uwe wazi kwa uwezekano kwamba utatumiwa katika huduma inayozungumzwa mara nyingi zaidi kuliko ulivyozoea.
Katika mikutano ya biashara, kuendeleza majadiliano. Mikutano ya biashara ambayo inaruhusiwa kujisumbua katika majadiliano itapoteza wanachama. Kuwa na baadhi ya hatua za kawaida ili kuleta mambo kwa hitimisho kwa wakati. Kwa mfano, sema mapema katika mjadala kile unachofikiri ni hisia inayokua ya mkutano. Ukitaja ni wapi unafikiri kikundi kinaelekea, inasaidia kuendeleza mjadala. Huenda ikabidi ueleze maana ya mkutano mara kadhaa kadiri majadiliano yanavyoendelea, lakini utakuwa umesaidia kikundi kukaa kwenye mstari. Iwapo ni wazi hakutakuwa na makubaliano siku hiyo, ahirisha suala hilo na uende kwenye ajenda nyingine, ukiomba kamati inayofaa kubaini suala hilo zaidi na kutoa pendekezo baadaye.
Kutengeneza ajenda. Uliza kamati zikutumie kumbukumbu zao siku moja au mbili kabla ya mkutano wa biashara: inapunguza kiwango cha utambuzi kinachohitajika kwenye sakafu ya mkutano wa biashara, kwa sababu tayari unajua ni biashara gani inahitaji kupewa kipaumbele. Weka vipengee vya biashara ambavyo vitachukua nguvu nyingi kwanza kwenye ajenda, ilhali Marafiki ni wapya. Weka ripoti ya mweka hazina mwisho, wakati Marafiki wako tayari kwa mkutano kufanywa. Wana uwezekano mdogo wa kuhoji minutiae kwenye ripoti ya mweka hazina na kuwatia wazimu kila mtu mwingine.
Kuthamini. Unaposoma ripoti za kamati, tumia muda na maombi kuwa na shukrani—dakika za shukrani mara nyingi kwa juhudi maalum Marafiki wamefanya.
Kuzipa kamati kazi za nyumbani. Himiza kamati kuandaa kumbukumbu wanazotaka mkutano uzingatiwe. Katika enzi hii ya kielektroniki, ni jambo rahisi kunakili rasimu ya dakika moja kwa moja kwenye ajenda yako unapoitayarisha. Marafiki hufanya kazi kwa ufanisi zaidi na kukaa kazini vyema zaidi ikiwa wana maneno kamili mbele yao. Ajenda za kina husaidia Marafiki kukaa makini—na kurahisisha kazi ya karani wa kurekodi. Kuandika dakika iliyopendekezwa kwenye kamati kunamaanisha muda na juhudi kidogo katika mkutano wa biashara kuamua chaguo halisi la maneno—haitafanya, na haipaswi, kuwazuia Marafiki wasifikirie kwa makini kuhusu uchaguzi wa maneno, lakini kuwa na kitu kwenye karatasi husaidia kuendeleza mjadala.
Kushughulikia mabishano. Mambo yenye utata yanaweza kuhitaji kikao chao cha biashara, au vikao kadhaa maalum. Marafiki wanastahimili zaidi mikutano miwili ya saa mbili kuliko mkutano mmoja wa saa nne-na maamuzi yaliyofikiwa yatakuwa ya kudumu zaidi. Mkutano mfupi husaidia kuzuia hasira za Marafiki kutoka kwa kuvunjika. Kushauriana na kamati inayofaa (katika mkutano wangu, Wizara na Usimamizi) kuhusu jinsi ya kuendesha kikao kuhusu utata. Ukosefu wa mipango makini inaweza kufungua mlango wa kuzozana na kutoelewana. Kabla ya kuanza mjadala mgumu, wakumbushe Marafiki mazoezi mazuri:
- Marafiki hawapaswi kutunga wanachotaka kusema kwa kukanusha wakati Rafiki mwingine anazungumza. Zingatia kusikiliza kwa kina msemaji, na sio kukanusha.
- Acha kimya kifupi kati ya wazungumzaji, ili Marafiki waweze kutafakari maneno ya kila mzungumzaji.
- Marafiki wanaokubaliana na mzungumzaji wa awali hawapaswi kurudia hoja, lakini sema tu, ”Rafiki huyo anazungumza mawazo yangu.”
- Wahimize Marafiki walio kimya kuzungumza na suala. Nuru ya kila Rafiki inapaswa kuthaminiwa na kila Rafiki mwingine aliyepo.
- Usizungumze bila lazima. Kwa maneno ya John Woolman: Inastahili wote kuwa waangalifu jinsi wanavyozuia Mkutano. . . . Ndani ya dakika 300 ni saa tano, na yule anayewaweka kizuizini watu 300 isivyofaa dakika moja, pamoja na maovu mengine yanayohudhuria, anafanya jeraha kama lile la kumfunga mtu mmoja kwa saa tano bila sababu.
Kuwa na maoni yenye nguvu yako mwenyewe. Ninapendekeza sana dhidi yake. Leta maswala yako katika kamati inayofaa na acha kamati ichangamshe maoni yako kwenye sufuria pamoja na yao wenyewe ili kutoa mapendekezo yao wenyewe. Kwa karani kuwa na maoni thabiti hufanya iwe vigumu kwa mkutano kupata Njia hiyo ya Tatu—kumruhusu Roho kuunda mbadala mpya ya kipekee ambayo ni bora kwa kila mtu aliyepo.
Kushughulika na walalamikaji . Sikiliza, lakini usirekebishe. Usihisi kuwa unahitaji kutatua tatizo mwenyewe, hata kama unafikiri suluhisho lako linaweza kuwa la busara. Huna ufahamu kamili kutokana na kusikiliza maoni ya mtu mmoja, au hata maoni yote mawili. Hili ni jambo la busara za wengine. Kurekebisha sio jukumu la karani. Kurekebisha ni njia nzuri ya kugawanya mkutano katika pande, kwa na dhidi. Kurekebisha ni njia nzuri ya kuimarisha Rafiki kwa kucheza Ikiwa Baba Hatasema Ndiyo, Muulize Mama . Badala yake, iweke wazi kwa walalamikaji kwamba wanapaswa kuzungumza na, badala ya kuhusu, mtu anayewapa tatizo.
Jikumbushe mwenyewe na mlalamikaji wa Mathayo 18:15-17:
Ikiwa ndugu yako ametenda dhambi, nenda ukamzuie, msuluhishe baina yenu, na akikusikiliza, umemshinda ndugu yako. Ikiwa hatasikia, chukua mtu mwingine mmoja au wawili pamoja nawe, ili mambo yote yathibitishwe kwa ushahidi wa mashahidi wawili au watatu. Akikataa kuwasikiliza, liripoti jambo hilo kwa kutaniko; na ikiwa hatasikiliza hata kutaniko, basi lazima umwone kuwa mpagani au mkusanya-kodi.
Mlalamikaji anaweza kuhimizwa kuomba kamati ya uwazi kusaidia kutatua kutokubaliana.
Kufuatilia. Hakikisha mtu amechukua jukumu la kutekeleza uamuzi wowote uliofikiwa. Kila mwezi, kagua dakika za mikutano ya biashara kwa miezi miwili au mitatu iliyopita ili kujua ni mipira gani ambayo imeangushwa. Kikumbusho cha upole kwa mtu anayehusika kwa kawaida kitasaidia kurejesha mpira katika hatua.
Marafiki wanaweza kupoteza muda mwingi katika mkutano wa biashara bila kujitolea kwa kazi fulani. Uliza kamati inayofaa kutambua nani wa kuuliza na kisha itangaze ni nani aliyekubali kufanya kazi hiyo. Usiruhusu mkutano wa biashara kushuka ukingoja mtu mwingine atekeleze uamuzi.
Mtu anayejitolea kwa ajili ya kazi fulani sio mtu sahihi kila wakati kwa kazi hiyo—kwa mfano, mtu anayejitolea kupika lakini hajishughulishi kusoma kichocheo mapema, hivyo chakula cha jioni kinachelewa kwa saa mbili. Au mtu ambaye hana dhamira ya kweli katika kazi ya kuandika mwongozo wa taratibu—ambaye anaweza kuwa kinyume na kuwa na kitabu—hapaswi kuruhusiwa kujitolea. Usiruhusu mkutano wa biashara kujiingiza katika hali ya kuomba watu wa kujitolea. Tena, rejelea chaguo la nani afanye kazi hiyo kwa kamati inayofaa. Utapenda matokeo bora zaidi. Unaweza hata kupata chakula cha jioni kwa wakati.
Kufanya kazi za kamati. Usifanye hivi. Wakumbushe ikihitajika, lakini waachie kazi. Ikiwa wanahitaji zaidi ya ukumbusho, omba kuhudhuria mkutano unaofuata wa kamati. Onyesha nia yako katika kazi yao, lakini usijitolee. Una kutosha kufanya tayari kama karani. Waachie kazi wajumbe wa kamati. Mkutano huo utakuwa na nguvu zaidi kwa kuwa na kamati zinazochukua jukumu na kulitekeleza. Thamini kazi yao hadharani na mara nyingi, lakini usifanye kazi mwenyewe. Zingatia kwamba unawafunza Quakers wasio na uzoefu ili siku moja wachukue nafasi ya karani kwa zamu yao. Kuwaruhusu kufanya kazi kwa njia yao ni sehemu ya mafunzo yao katika uongozi wa Quaker.
Kushirikiana. Uongozi wa Quaker ni shirikishi, si wa kimabavu. Jukumu lako kama karani ni kuhamasisha na wakati mwingine kupendekeza na kupendekeza-lakini kuwahimiza wengine kuchangia mawazo yao na kuifanya ndoto kuwa yao wenyewe. Taja mahangaiko, zingatia uangalifu na nguvu za mkutano, sikiliza kwa makini maana ya mkutano inapositawi—kisha urudi nyuma. Ukijikuta unachukua umiliki wa wazo, unatoka nje ya jukumu la karani.
Kushughulika na mambo mapya kabisa. Kuwa na wakati mwishoni mwa mkutano wa biashara ambapo Marafiki wanaweza kuleta maswala mapya. Usijadili mambo mapya kwenye mkutano wa biashara; badala yake, itoe hoja hiyo kwa kamati na ifanye kamati iiandike na kutoa mapendekezo kwa mkutano wa biashara. Wakati kamati zinaruhusiwa kufanya kazi zao ipasavyo, Marafiki hawaishii kushughulika na mawazo yaliyopikwa nusu kwenye sakafu ya mkutano wa biashara. Ikiwa ni wazo zuri, litakuwa bora katika kamati kwani Marafiki wengine wanachangia maoni yao. Ikiwa ni wazo mbaya, itakufa katika kamati badala ya kuchukua wakati wa mkutano wa biashara na nguvu.
Kusikiliza. Ushauri mdogo wa mwisho ninaoweza kutoa juu ya ukarani ni huu: Sikiliza. Sikiliza katika ibada, sikiliza katika mkutano wa biashara, sikiliza wakutaji wa kamati, sikiliza Marafiki binafsi wanaohitaji tu sikio la kirafiki. Sio lazima kurekebisha mambo, lakini unahitaji kujua hali ya mkutano—na hiyo inafanywa kwa kusikiliza. Wakati mwingine utakuwa wazi kwamba kitu kinahitaji kushirikiwa na kamati, au neno la upole linahitaji kuwekwa kwenye sikio la mtu. Mara nyingi, ingawa, sikiliza tu, kubali maumivu utakayosikia, na ungojee mwongozo wa kimungu.
Ninapenda kazi ya karani wa mkutano. Ninapenda mtindo wa ushirikiano wa uongozi Njia za Marafiki zinawezekana, na napenda jinsi Roho inavyosonga katika mkutano wa biashara. Pia ninapenda jinsi Mungu anavyofanya kupatikana kwa mkutano karama za kiroho ambazo mkutano unahitaji kwa wakati fulani. Roho amekuchagua wewe kuwa karani, na ukiomba kwa ajili ya kukutana na kusikiliza kwa kina, zako zitakuwa karama ambazo mkutano unahitaji.
