Para mí, el primer paso en todos los aspectos de la vida, incluyendo el registro de las actas de un Meeting, es la práctica personal de la conciencia del Espíritu. Puedo practicar el silencio cuando tengo que esperar en un semáforo, o cuando camino por el pasillo hacia otro Meeting. Es tan sencillo como relajar los hombros y deslizarme en un momento de silencio. Podría leer algunas líneas de un calendario o libro espiritual; puedo deleitarme con las hermosas y largas sombras del sol naciente o poniente; puedo registrar las gratitudes del día. Cuanto más practico el silencio interior, más preparado estoy para cualquier tarea.
Bill Taber fue un ministro liberado durante mucho tiempo en Ohio Yearly Meeting y un destacado maestro y nutridor espiritual de cuáqueros de diversos estilos teológicos. Sugirió que con el tiempo, a medida que practicamos la adoración silenciosa a solas y con otros, aprenderemos a entrar en un «estado alterado de conciencia» al entrar en un Meeting de adoración para los negocios. Nos pondremos «alegría» al reunirnos en comunidad, luego pasaremos gradualmente a la «seguridad»: «Es como si estuviéramos entrando en una corriente, que me gusta llamar la Corriente del Proceso Cuáquero, que es tan real como entrar en una corriente de agua». Taber, como se cita en
Así que: Primero es la práctica diaria. Segundo es la alegría de reunirse. Tercero es nuestra intención de ser fieles. Cada participante en un Meeting de adoración con una preocupación por los negocios es una parte consecuente del todo, incluso si él o ella está en silencio, porque todos somos parte de la «Corriente» que Taber menciona. Cada participante es en parte responsable de la calidad del discernimiento, la secretaría y el registro.
Casi todo el mundo puede ser secretario o secretario de actas en algún momento. De hecho, a menos que haya circunstancias especiales, todo el mundo debería probar cada papel en algún momento, preferiblemente comenzando en un Meeting de comité. Esto no es para subestimar los comités. Los comités hacen gran parte del trabajo de todo el Meeting y sus Meetings deben celebrarse con el mismo nivel de cuidado que los negocios del conjunto. Cuanto mejor cumplan los comités sus cometidos, más útiles serán los comités para la comunidad de adoración. Además, los comités pueden ser lugares de apoyo para aprender y practicar las formas en que los Amigos podrían participar en Meetings más amplios.
Ahora a la parte de negocios del registro: Primero es la preparación. El secretario de actas debe conocer la forma que deben tomar las actas para el Meeting. Las actas anteriores mostrarán la forma en que se maneja el lugar, la fecha, la hora, el nombre del comité y cualquier otro material de encabezado. También revelarán el estilo en el que se numeran las actas. En un simple Meeting de comité, las actas pueden numerarse 1, 2, 3, etc. Los Meetings trimestrales, regionales y más grandes tienen sus propias formas de numeración, a menudo año, mes, día, como 2011.1.15 o 201101-15. Esto facilita las referencias y la indexación. En caso de duda, utilice una numeración sencilla. Se puede cambiar después del Meeting.
El registrador puede venir preparado con una hoja de formularios de frases estándar para ciertas actas, como las de solicitud de membresía, claridad para el matrimonio, recepción de informes, etc. Estos formatos se pueden encontrar en actas antiguas o en folletos. Un buen folleto está disponible en «Unforeseen Joy»: Serving a Friends Meeting as Recording Clerk, de Damon D. Hickey. Muchos Meetings anuales tienen un impreso sobre el registro. Los Meetings locales pueden adaptar tales instrucciones. Esto fomenta una consistencia productiva entre los Meetings relacionados. En cualquier caso, siempre venga preparado para registrar con una copia de las actas anteriores y una copia de Faith and Practice y utilícelas regularmente antes, después e incluso durante los Meetings según sea necesario. Si la sección en Faith and Practice que el registrador necesita no está clara, el registrador puede informar de ello al Meeting anual para futuras revisiones.
Con demasiada frecuencia, pero a veces necesariamente, se nombra a un registrador en el Meeting. Entonces el registrador necesita escribir todas esas cosas pertinentes que se encuentran en los encabezados de alguna forma ordenada. Si no se ha anunciado el orden del día, es apropiado pedir al secretario que lo esboce oralmente, y anotarlo para su uso posterior. Esto también ayuda a los participantes a entender el orden del día y puede ayudar al secretario a ordenar las cosas de una manera razonable.
En un Meeting de negocios bien planificado, el orden del día ha sido distribuido, incluyendo los nombres formales apropiados de las personas que introducirán los temas y, cuando sea apropiado, el Meeting de la persona (y/o Meeting anual u otra afiliación organizativa). Cualquier otro nombre específico, así como los lugares y las fechas, deben ser escritos y entregados al secretario y/o al secretario de actas. Si estos se escriben con antelación, todas las grabaciones preferidas de los nombres y todas las ortografías correctas están a mano. Si los nombres no están disponibles fácilmente, el registrador debe pedir al secretario que verifique el nombre y el Meeting del orador y que aclare la ortografía. Si alguien quiere apresurarse en esto, sugiero que el registrador responda agradablemente que es importante ser preciso en las actas. Es tentador querer esperar y rellenar los nombres, lugares o fechas más tarde; sugiero que no. Después del Meeting, con demasiada frecuencia la persona ha desaparecido; nadie sabe cómo deletrear el nombre o sabe exactamente el nombre del comité u organización que se representa. Además, pedir claridad y precisión con calma recuerda a los participantes la manera mesurada y reflexiva en que se lleva a cabo un Meeting. También recuerda suavemente a los participantes que hagan sus deberes con antelación.
Si se lee una carta, un minuto conmemorativo o un pasaje espiritual, debe ser entregado al secretario de actas inmediatamente después de ser leído para su inclusión en las actas. Puede adjuntarse a las actas y también escribirse en un minuto corto como una o dos declaraciones resumidas, citas o comentarios pertinentes. Las listas de nominaciones, los informes de los tesoreros, etc., también pueden manejarse de esta manera.
Los negocios del comité y los informes del comité se resumen normalmente sucintamente en las actas. Es mejor si alguien del comité ha presentado al secretario de actas una copia de un informe antes del Meeting, o al menos, al principio o al final de la presentación. El informe puede adquirir una vida propia mientras está en el pleno, pero una declaración escrita ayudará al registrador a establecer la intención del informe y a dar detalles específicos. Si es un informe formal, la copia se adjunta a las actas. El secretario de actas debe seguir resumiendo el informe y su recepción en unas pocas frases en las actas. Además, cualquier acción aprobada por el cuerpo debe figurar como un minuto (es decir, como un registro de la decisión del Meeting).
Si un comité tiene un minuto para proponer, una copia del mismo debe ser entregada al secretario de actas, aunque el minuto se registra en las actas sólo cuando es finalmente aprobado. Se registra el nombre del presentador principal, y cualquier otro que sea pertinente. No se registran los nombres de las personas que hablan sobre el informe desde el pleno del Meeting.
Hay una excelente razón para no registrar los nombres durante ninguna discusión. El Espíritu puede obrar en cualquiera de nosotros como individuos o en nosotros como un cuerpo durante o después de una discusión, de modo que más tarde en la discusión, o la próxima vez que nos reunamos, estamos en un lugar diferente. Además, aunque escuchamos la sabiduría de otros Amigos, finalmente estamos buscando la guía del Espíritu, no la posición de una persona en particular.
La costumbre que se ha extendido de nombrar a uno o más «tomadores de notas» en una sesión de trilla o discusión me parece poco aconsejable. No sólo los participantes pueden cambiar de opinión después de escuchar a otros, sino que un Meeting en sí mismo puede ser conducido a una comprensión totalmente nueva a través de la oración y la paciencia entre un Meeting y otro. Tratar de atrapar al Espíritu mientras trabajamos puede ser como atrapar un pájaro en vuelo; el pájaro, entonces, no puede volar libremente. Me gusta creer que nos levantaremos de un Meeting habiendo absorbido el Espíritu detrás de las palabras y oraremos y meditaremos nuestro camino hacia el próximo Meeting donde el Espíritu, habiendo volado libremente, podría venir gentilmente entre nosotros de nuevo.
Si un minuto es «aplazado» (no necesariamente algo «malo»; de hecho, puede ser lo correcto en el momento), el secretario de actas podría incluir para el registro los principales puntos de acuerdo y/o vacilación («parada») o desacuerdo. Si hay que tomar medidas antes del próximo Meeting—si un minuto va a ser introducido o trillado a través de un proceso (tal vez se necesita más información, tal vez se necesita un Meeting convocado con el propósito de hablar sobre el minuto)—el secretario de actas debe indicar claramente la acción y los nombres de los comités o individuos responsables según lo aprobado por el cuerpo. Cualquier fecha pertinente u otros detalles deben ser incluidos en el minuto.
Las actas registran principalmente las acciones del Meeting. «Aplazar» con instrucciones para avanzar es una acción y debe ser aprobada por el cuerpo, aunque el cuerpo puede simplemente remitir un asunto de nuevo al comité y dejar que decida sobre el proceso antes de que sea reintroducido. Entonces, el secretario de actas simplemente incluye en el minuto que se le pidió al comité que reconsiderara el minuto (tal vez «con especial atención a ___ ——–«).
La discusión generalmente no se registra, excepto tal vez para resumir concisamente los puntos de vista generales expresados, o a veces para indicar el sabor de la discusión. Si la decisión fue difícil, el minuto puede decir «después de mucha discusión» o «después de mucha búsqueda», o «después de considerar _________ y __________, el cuerpo aprobó _________.» En casos raros, los nombres de los miembros se ponen en las actas si eligen «hacerse a un lado» pero solicitan que sus nombres se registren como tales. Este es un paso serio y debe ser considerado cuidadosamente por aquellos que lo hacen. Esa acción, así como «interponerse en el camino», podría ser considerada como un tema para una discusión de ministerio y consejo.
Para resumir, el minuto debe incluir, según sea pertinente:
- aprobación
- apoyo sin aprobación
- remisión al comité
- aplazamiento con la acción apropiada a tomar después de la conclusión del Meeting
- rechazo
Los nombres de los miembros encargados de la acción a tomar después del Meeting (tanto si el minuto es aprobado como si no) deben ser registrados con las instrucciones apropiadas (o «el cargo», como a veces se le llama). El secretario debe indicar todo esto claramente, y debe ser escrito en las actas y aprobado por el Meeting.
Existe una práctica tradicional de «minutos de ejercicio», a veces llamados «minutos de proceso». En un taller de secretaría en Pendle Hill en 1997, Judy Wiegand presentó tal minuto como «un resumen sucinto» de un asunto que el Meeting no va a resolver en este momento. En lugar de omitir cualquier mención del asunto y la discusión porque no habrá un minuto de decisión, el Meeting puede seleccionar colocar un minuto de ejercicio en las actas. Cualquier miembro puede pedir tal minuto. Debe indicar el asunto y el rango de respuestas al mismo en términos neutrales. Le da al Meeting un registro del asunto, la fecha en que fue discutido, y los diversos enfoques u objeciones al mismo. Siempre debemos recordar que estamos tratando de tomar decisiones en el Meeting de negocios no de acuerdo a nuestras propias habilidades o a cualquier necesidad. Más bien estamos listos para aceptar lo que sea que el Espíritu nos dé al guiarnos a una posible acción, o no a la acción en el momento. Si el asunto surge en el futuro, el minuto puede ser útil. El Meeting aprueba el «minuto de ejercicio» o el minuto de «proceso» al igual que lo hace con otros minutos.
Las actas del Meeting deben ser leídas y aprobadas a medida que se escriben. Esto es mucho más importante de lo que muchos Amigos se dan cuenta. Si hay varios puntos de negocio que pueden ser registrados brevemente, tales como la apertura de la adoración, algunas presentaciones de visitantes, y la recepción del informe del tesorero, el secretario de actas debe, bajo la dirección del secretario, leerlos en un grupo para que el cuerpo los apruebe. (Si el secretario no lo pide, es apropiado que el secretario de actas solicite que sean leídos. La secretaría se hace en equipo, aunque las responsabilidades no deben ser confundidas.) En mi experiencia, después de asistir a Meetings en todos los Estados Unidos, leer y aprobar las actas a medida que se escriben—preferiblemente una por una, excepto por unos pocos rutinarios, llamados «minutos de registro»— conduce a una mayor sensación de adoración e intención en el grupo. El Meeting se moverá a un ritmo más constante, pero llegará a su fin igual de pronto y de una manera mucho más ordenada que el Meeting donde los participantes se apresuran a pasar al siguiente punto de negocio antes de escuchar lo que acaban de decidir. Aquellas personas que participan pueden corregir las percepciones erróneas en el momento. Todos aprendemos a escuchar mejor y también podemos aprender a hablar de manera más reflexiva y al grano.
Después de cualquier pieza de negocio larga y tal vez complicada, el secretario de actas puede necesitar algún tiempo de silencio para poner el minuto en forma legible. Este es un momento oportuno para que el Meeting se establezca en la adoración. Los Meetings de negocios puntuados por tal adoración son gratificantes. El secretario de actas puede encontrar útil pedir al secretario o a los Amigos reunidos ayuda con la redacción. Tal ayuda debe ser dada en pocas palabras, y el cuerpo debe de nuevo establecerse en la adoración, sosteniendo al secretario de actas en el Silencio mientras la tarea se completa. El secretario de actas sólo necesita escribir el minuto en forma clara y legible en este momento. Pequeños asuntos de gramática, ortografía y estilo, e incluso errores menores no sólo pueden ser, sino que deben ser, revisados más tarde. Es apropiado decirle al cuerpo que el registrador hará eso después del Meeting.
El minuto final registra el cierre del Meeting en silencio. A menudo no se aprueba; sin embargo, dondequiera que haya tomado actas, el registro del silencio final, marcando el envolvimiento del Meeting y el paso a llevar a cabo las instrucciones del cuerpo, concluye las actas. Como conclusión de la adoración formal de cualquier Meeting de negocios, nos recuerda que las decisiones del Meeting disciernen algo más grande que nuestras opiniones colectivas.
Se necesitará tiempo para revisar y archivar las actas tan pronto como sea posible. Conozca el procedimiento particular en el comité o Meeting donde está tomando las actas. Sepa quién ayuda a revisar las actas, quién debe aprobarlas como revisadas, quién escribe la copia final (normalmente el secretario de actas), y cómo se archivan: dónde, por quién, por qué fecha. Además, asegúrese de que haya un proceso para que las actas sean archivadas regularmente. Sea tan preciso en estos pasos como en todos los demás, incluso si al principio esto es un desafío.
Es bueno recordar que en algunos casos, las actas serán tratadas como documentos legales. Son registros organizativos formales. Además, es bueno recordar que la Sociedad Religiosa de los Amigos tiene una reputación histórica por sus registros bien guardados. La gente espera que seamos honestos y tan exactos como los humanos torpes que podemos ser en un momento dado. Es parte de nuestro testimonio sobre no tomar juramentos; representa nuestra verdad: «Este es el Meeting tal como ocurrió—las verdades que los Amigos encontraron.»
Supongo que la mayoría de los que hemos tomado notas para los yearly meetings recordamos la voz de uno o más antiguos secretarios que nos han advertido sobre nuestra responsabilidad hacia nuestros antepasados y nuestros descendientes. Muchos de nosotros tenemos en la cabeza la voz de alguien como Elizabeth Moger, excelente secretaria durante mucho tiempo del New York Yearly Meeting, para mantenernos en el camino cuáquero: «Solo hay que decir que el cuerpo lo aprobó; no se necesita nada más». A cualquiera que sea nuevo en la secretaría se le puede recordar: «No damos las gracias a la gente. Todo el mundo participa, haciendo lo que puede. Podemos darnos cuenta o no. Pero todos contribuyen con sus dones». Con la cara sonrojada, la secretaria se pregunta: «¿Podré recordar todas estas advertencias? Quizás no, pero la gente me lo recordará de nuevo». Sonríe y continúa.
Los secretarios pueden ser creativos, ponderados o intelectuales, pero cada uno aporta una cierta nota de gracia al proceso de redactar las actas. Nadie tiene la única manera de tomar notas. El quid de la cuestión para redactar buenas actas, sea cual sea el estilo del secretario, es hacer un relato perdurable del testimonio de los Amigos en cualquier Meeting.
